Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – sind seit nunmehr fast drei Jahren in Kraft (BMF 14.11.14, BStBl I, S. 1450). Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Unternehmer eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des von ihnen eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Rechnungswesens nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch ist keinem Unternehmer zu raten, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben.“ Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann also durchaus zur Hinzuschätzung von Gewinnen und Umsätzen führen.

Der Ruf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag bei vielen Unternehmern ungehört verhallen. Geht es jedoch um bargeldintensive Betriebe, muss die Empfehlung lauten, die Dokumentation alsbald zu erstellen, denn mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152) wird ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer sog. Kassennachschau eröffnet.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die von der Kassennachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen (§ 146b AO). Damit müssen Steuerpflichtige ab dem 1.1.2018 die Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der Registrierkassen sozusagen jederzeit griffbereit haben.

Die Verfahrensdokumentationen müssen insbesondere umfassen:

  • genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme,
  • Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch,
  • Programmieranleitungen,
  • Einrichtungsprotokolle,
  • Arbeitsanweisungen,
  • Beschreibung der Kontrollmechanismen,
  • Beschreibung der Archivierungsfunktionen,
  • Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen.

Sie haben also nicht mehr viel Zeit, um die Dokumentation zu erstellen. Viele Finanzämter rüsten nun massiv auf und schulen insbesondere die Umsatzsteuer-Sonderprüfer in Sachen „Kassennachschau“. Sie werden herausgehen und prüfen.

Mit Urteil vom 25.3.2015 hat der BFH eindeutig entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehe. Zudem seien die Betriebsanleitungen im Rahmen der Betriebsprüfung vorzulegen (X R 20/13, BStBl 2015 II S. 743).

Niemand sollte daher glauben, dass es „schon nicht so schlimm werden wird.“ Bereits im Januar 2018 wird es die ersten Prüfungen geben. Unabhängig von eventuellen materiellen Fehlern: Wer als Gastronom, Friseur oder Einzelhändler die Organisationsunterlagen nicht vorlegen kann (und zwar sofort!), wird eventuell Hinzuschätzungen in Kauf nehmen müssen.

Doch keine Sorge: Mit den nachfolgenden Checklisten haben Sie Ihre Verfahrensdokumentation schnell erstellt.

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