Wie muss eine Verfahrensdokumentation eigentlich beschaffen sein?

Immer wieder werde ich gefragt, wie eine Verfahrensdokumentation beschaffen sein muss, das heißt, welche Formvoraussetzungen sie erfüllen muss, damit die Grundsätze der digitalen Buchführung (GoBD) eingehalten werden. Meine Antwort lautet dann: Es gibt keine Formvorschriften. In der Praxis bieten sich drei Möglichkeiten an:
  •  Die Dokumentation wird in Prosa, also ausführlich niedergeschrieben (vgl. Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage; erarbeitet durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung – AWV – im Arbeitskreis „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“).
  • Es wird ein Flussdiagramm gefertigt.
  • Es wird eine Checkliste, gegebenenfalls mit weiteren Erläuterungen, ausgefüllt.

Alles ist zulässig, solange die Dokumentation für einen Dritten (einen Betriebsprüfer) verständlich ist. Ich selbst bevorzuge Möglichkeit Nummer 3. Das heißt, ich stelle Mandanten entsprechende Checklisten zur Verfügung, die diese dann ­entweder allein oder gemeinsam mit mir ausfüllen. Dort, wo es Erläuterungen bedarf, werden im Rahmen eines Anhangs weiterführende Hinweise gegeben. Zudem werden Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle etc. in einem jederzeit zugänglichen Ordner abgelegt oder – bei größeren Datenmengen – auf einen USB-Stick gezogen.

Wichtig ist, dass die Verfahrensdokumentation versioniert wird, das heißt, sie muss laufend aktuell gehalten werden und die vorhergehenden Versionen sind weiter aufzubewahren. In kleineren Betrieben dürfte das aber kein allzu großes Problem darstellen.

Bislang ist mir kein Fall bekannt, in dem die Betriebsprüfung eine – wie auch immer – erstellte Verfahrensdokumentation verworfen hätte. Zur Not kommt man eben –­ schulisch gesprochen ­– mit einer „Vier minus“ aus der Prüfung. Keine Verfahrensdokumentation zu haben, bedeutet aber ein „Ungenügend.“ Dann muss die Buchführung schon äußerst „ansprechend“ sein und darf keinerlei materielle Fehler aufweisen, um eine Hinzuschätzung vermeiden zu können (Ausnahme: Registrierkassen – hier wird stets hinzugeschätzt, wenn die Organisationsunterlagen fehlen).

Um Missverständnisse zu vermeiden: Rein inhaltlich muss die Verfahrensdokumentation natürlich die Anforderungen der GoBD erfüllen, das heißt Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Weitere Informationen: