Arbeitsmittel: Wie Sie PCs, Notebooks und Tablets steuerlich richtig absetzen

Personal-Computer, Notebooks und Tablets gehören zum Alltag der meisten Berufstätigen. Üblicherweise werden die Geräte vom Arbeitgeber gestellt, so dass den Mitarbeitern keine Kosten entstehen. Doch zahlreiche Arbeitnehmer erwerben - auch - eigene Geräte, weil sie auch von zuhause aus arbeiten. Dann sollten sie ihre Aufwendungen als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Lesen Sie in diesem Beitrag, was dabei zu beachten ist. Die nachfolgenden Aussagen gelten sinngemäß auch bei einer selbstständigen (Neben-)Tätigkeit. Dann führen die Aufwendungen zu Betriebsausgaben.

1. Seit 2021 Möglichkeit der Sofortabschreibung

PCs, Notebooks und Tablets sind, wenn sie beruflich genutzt werden, Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten zu Werbungskosten oder Betriebsausgaben führen. Vielfach sind die Geräte teurer als 800 EUR netto bzw. 952 EUR brutto. Eigentlich dürfen Arbeitsmittel, die diese Grenze überschreiten, nur verteilt über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Lediglich Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten bis zur dieser Grenze gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und dürfen im Jahr des Erwerbs in voller Höhe sofort als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Und Hand aufs Herz: Die meisten von uns werden ihren Computer mindestens drei Jahre nutzen, bevor sie sich von dem Gerät trennen. Von daher wurde auch jahrelang angenommen, dass die Anschaffungskosten von Computern oberhalb der GWG-Grenze über drei Jahre verteilt abzusetzen sind. Doch dann kam Corona!

Aufgrund des damaligen politischen Willens zur Förderung der Heimarbeit hat die Finanzverwaltung verfügt, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Computer-Hardware und Anwendersoftware generell ein Jahr beträgt, wenn Geräte oder Lizenzen ab dem 1. Januar 2021 erworben worden sind. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten können im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden, und zwar unabhängig von der Höhe des Kaufpreises. Die Grenze für GWG von 800 EUR netto bzw. 952 EUR brutto spielt für PCs, Notebook, Tablets - und auch für Software - keine Rolle. Allerdings - und das ist wichtig - müssen die Geräte auch tatsächlich beruflich genutzt werden. Beachten Sie dazu die Hinweise weiter unten.

STEUERRAT: Wer möchte, kann Geräte und Software aber auch wie bisher über drei Jahre abschreiben (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, BStBl 2021 I S. 298; BMF-Schreiben vom 22.2.2022, BStBl 2022 I S. 187; BMF-Schreiben vom 26.4.2022, IV C 3 - S 2190/21/10002 :028).

2. Begriffe "Computer-Hardware" und "Anwendersoftware"

Von der Möglichkeit der Sofortabschreibung kann bei Computer-Hardware und Anwendersoftware Gebrauch gemacht werden. Als "Computer-Hardware" gelten Computer, Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Slate-Computer, mobile Thin-Clients, Desktop-Thin-Clients (z.B. Computer-Server, Remote-Workstation), Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte. Letztere sind alle Geräte, die nach dem EVA-Prinzip (Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe) zur Ein- und Ausgabe von Daten genutzt werden. Peripheriegeräte lassen sich funktional in drei Gruppen gliedern:

  • Eingabegeräte: Tastatur, Maus, Grafiktablett, Scanner, Kamera, Mikrofon, Headset.
  • Externe Speicher: Festplatte; DVD-/CD-Laufwerk; Flash Speicher (USB-Stick); Bandlaufweite (Streamer).
  • Ausgabegeräte: Beamer, Plotter, Lautsprecher, Monitor oder Display sowie Drucker.

Der Begriff "Software" erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

3. Umfang der beruflichen Nutzung

Wird der PC so gut wie ausschließlich, das heißt zu mindestens 90 Prozent, für berufliche Zwecke genutzt, sind die Anschaffungskosten in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Falls die berufliche Nutzung weniger als 90 Prozent beträgt, sind die Anschaffungskosten entsprechend aufzuteilen und immerhin mit dem beruflichen Nutzungsanteil absetzbar. Üblicherweise werden dann 50 Prozent der Kosten anerkannt. Das so genannte Aufteilungs- und Abzugsverbot bei gemischter Nutzung (§ 12 Nr. 1 EStG) gilt hier nicht.

Es bleibt aber dabei, dass Arbeitnehmer die berufliche Nutzung ihres PCs oder Notebooks gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen müssen, um einen vollen oder zumindest einen anteiligen Abzug als Werbungskosten zu erreichen. Der Bundesfinanzhof hat dazu mit Urteil vom 19.2.2004 (BStBl 2004 II S. S. 958) entschieden: "Kann ein Steuerpflichtiger nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, dass er einen PC ... beruflich ... genutzt hat, so erscheint es
- auch aus Vereinfachungsgründen - regelmäßig vertretbar, dass typisierend und pauschalierend von einer jeweils hälftigen privaten bzw. beruflichen Nutzung des PC ausgegangen wird. Will der Steuerpflichtige oder das Finanzamt von diesem Aufteilungsmaßstab abweichen, so bedarf es zusätzlicher Anhaltspunkte und Umstände, die von dem betreffenden Beteiligten jeweils näher darzulegen sowie nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen sind."

STEUERRAT: Es ist durchaus wahrscheinlich, dass die Finanzämter bei sofort abzuziehenden Anschaffungskosten von vielleicht 1.500 EUR genauer nachfragen werden als bei einer Abschreibung über drei Jahre von nur 500 EUR pro Jahr. Insofern sollten Arbeitnehmer also darlegen können, inwieweit sie ihren PC beruflich genutzt haben. Der Nachweis der nahezu ausschließlich beruflichen Nutzung sollte dann kein großes Problem darstellen, wenn der Arbeitnehmer keinen Rechner - vor allem kein Notebook - von seinem Arbeitgeber gestellt bekommt. Wird indes ein PC oder insbesondere ein Notebook durch den Arbeitgeber gestellt, so bedarf es schon einiger "Anstrengungen", um glaubhaft zu machen, dass zusätzlich ein eigener Rechner für den Beruf benötigt wird.

Was als berufliche Nutzung gilt, ist üblicherweise selbsterklärend, nämlich alles, was Sie im Auftrag des Arbeitgebers und/oder für Ihren Arbeitsplatz und/oder für Ihre Nebentätigkeit erledigen, also beispielswiese die Fertigung von Präsentationen oder Angeboten, die Beantwortung von Kunden- und Kollegenanfragen, die Vor- und Nachbereitung von Schulungen oder des Unterrichts (Lehrer, Dozenten) und, und, und. Beruflich ist aber auch eine Nutzung für eine betriebliche Fortbildung oder eine Umschulung zur Vorbereitung eines Arbeitsplatzwechsels bzw. zur Verbesserung der Chancen auf dem Arbeitsmarkt.

STEUERRAT: Auch Vermieteter können einen Computer geltend machen, wenn sie ihren mehr oder weniger umfassenden (vermieteten) Immobilienbestand verwalten. Und wer den Computer nicht für eine berufliche "Fort- oder Weiterbildung", sondern fürs Studium oder eine "Erstausbildung" nutzt, kann die Kosten als Sonderausgaben abziehen. Für den Sonderausgabenabzug gelten allerdings Höchstgrenzen.

Sind Sie mit einem beruflichen Nutzungsanteil von 50 Prozent, den das Finanzamt unterstellt, nicht zufrieden und möchten einen höheren Anteil absetzen, müssen Sie dafür entsprechende Gründe darlegen und nachweisen oder glaubhaft machen. Aber wie?

Manche Finanzämter lassen es genügen, dass der von Ihnen erklärte berufliche Nutzungsumfang nachvollziehbar ist und glaubhaft gemacht wurde. Andere Finanzämter verlangen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten Aufzeichnungen über die berufliche Nutzung. Unabhängig davon haben viele Finanzämter Vordrucke entwickelt, die die Steuerpflichtigen ausgefüllt zurücksenden sollen. Da werden Einzelheiten zu allen Aspekten rund um die Art, den Kaufpreis und die Nutzung des PCs, Notebooks oder Tablets erfragt. Manchmal schießen die Finanzämter dabei übers Ziel hinaus und verletzen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

STEUERRAT: Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte seine Nutzungszeiten am heimischen Computer in einem "PC-Stundenbuch" dokumentieren. Ausreichend dürften Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten sein - wie bei beruflichen Telefon- und Internetkosten. Den so ermittelten Nutzungsanteil dürfen Sie dann für das gesamte Jahr bzw. für die steuerliche Berücksichtigung der Anschaffungskosten zugrunde legen (R 9.1 Abs. 5 LStR). Notieren Sie jede Nutzung Ihres Computers mit Datum, Dauer der beruflichen Nutzung und Dauer der privaten Nutzung. Machen Sie auch kurze Angaben, was Sie im Einzelnen beruflich erledigt haben. Zugegebenermaßen ist das aber eine Sisyphus-Arbeit, an der nur Wenige Freude haben werden. Und immerhin haben diejenigen, die ein "PC-Stundenbuch" nicht führen wollen, das FG Baden-Württemberg auf ihrer Seite (Urteil vom 26.7.2000, 12 K 446/99, EFG 2001 S. 352): Die Richter weisen die Forderung des Finanzamtes zurück, "der Nachweis der beruflichen und privaten Nutzung müsse unabdingbar durch Vorlage nachvollziehbarer Einzelaufzeichnungen über Art, Zeitpunkt, Zeitraum und Bezug der Nutzung im Einzelnen geführt werden." Sie halten es für ausreichend, den beruflichen Nutzungsumfang nach dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung aufgrund der Schilderungen des Steuerzahlers, Zeugenaussagen, Bescheinigungen des Arbeitgebers und sonstiger Beweise und Tatsachen festzulegen. Sie betonen ausdrücklich, dass dieses Verfahren nicht nur für das Gericht gilt, sondern auch für die Finanzbehörde.

STEUERRAT: Auch nach Auffassung des BFH genügt es, wenn Sie den Umfang der beruflichen Nutzung schlüssig und glaubhaft darlegen. Es ist vorteilhaft, aber nicht unbedingt erforderlich, dass Sie Aufzeichnungen über die Art und Dauer der Nutzung führen (BFH-Urteil vom 10.3.2004, VI R 91/00).

Um Missverständnisse zu vermeiden: Sofern Arbeitgeber die Geräte und auch die Software bzw. die entsprechenden Lizenzen anschaffen, um diese ihren Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen, kann hingegen grundsätzlich von einer 100-prozentigen betrieblichen Veranlassung ausgegangen werden, so dass einem vollen Abzug als Betriebsausgabe nichts im Wege steht. Sofern Solo-Selbstständige Computer und Software für die eigene berufliche oder betriebliche Nutzung anschaffen, gilt zwar das oben für Arbeitnehmer Gesagte sinngemäß, das heißt, auch sie müssten die Nutzung grundsätzlich glaubhaft machen. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Finanzämter bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden weniger streng sind als bei Arbeitnehmern.

STEUERRAT: Sie sollten wissen, dass es für den steuerlichen Werbungskostenabzug von Arbeitsmitteln keine gesetzlichen Aufzeichnungspflichten über den Umfang der beruflichen und privaten Nutzung gibt (so auch FG Baden-Württemberg vom 26.7.2000, EFG 2001 S. 352).

4. Keine zeitanteilige Kürzung bei Kauf im Laufe des Jahres

Die Anweisung des Bundesfinanzministeriums spricht davon, dass die Nutzungsdauer von Computern etc. mit einem Jahr, also zwölf Monaten, anzunehmen ist. Wenn nun ein PC am 1. Juli 2025 mit einem Kaufpreis von 1.500 EUR angeschafft wird, liegt der Gedanke nahe, dass im Jahre 2025 nur 6/12 von 1.500 EUR, also 750 EUR abziehbar wären und eben keine Vollabschreibung erfolgen darf. Dies könnte sich aus dem Satz 4 des § 7 Abs. 1 EStG ergeben. Und in der Tat hat manch Fachmann das auch genauso interpretiert. Daher sah sich das BMF zu folgender Klarstellung veranlasst: "Es wird nicht beanstandet, wenn abweichend zu § 7 Absatz 1 Satz 4 EStG die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe vorgenommen wird." Es ist also eindeutig, dass eine volle Sofortabschreibung auch bei einem Kauf im Juli oder im Dezember möglich ist (BMF-Schreiben vom 22.2.2022, BStBl 2022 I S. 187).

5. Sofortabschreibung gilt nicht für Smartphones

Die BMF-Schreiben vom 26.2.2021 und vom 22.2.2002 listen die begünstigten Geräte abschließend auf. Smartphones sind nicht dabei; bei ihnen bleibt es also bei der bisherigen Nutzungsdauer von sage und schreibe fünf Jahren. Liegen die Anschaffungskosten über 800 EUR netto, sind die Geräte mithin über fünf Jahre abzuschreiben. Nur bei Anschaffungskosten bis 800 EUR netto ist eine Sofortabschreibung im Jahr des Kaufs zulässig. Nun werden Notebooks und Tablets heutzutage ja immer kleiner, während die Bildschirme von Smartphones größer werden. Doch hierzu verfügt das BMF, dass nur Geräte mit einer sichtbaren Bildschirmdiagonale von mindestens 22,86 cm (9 Zoll) begünstigt sind.

6. Keine Verrechnung mit der Homeoffice-Pauschale

Liegt der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung nicht im häuslichen Arbeitszimmer, wird aber dennoch hin und wieder von zuhause gearbeitet, können Homeoffice-Kosten mit einer Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale) von 6 EUR pro Tag, maximal 1.260 EUR im Jahr, abgesetzt werden. Mit ihr sind alle Aufwendungen abgegolten, die Ihnen durch die betriebliche oder berufliche Betätigung in der häuslichen Wohnung entstehen. ABER: Aufwendungen für Arbeitsmittel und Telefon-/Internetkosten sind neben der Homeoffice-Pauschale abziehbar (BMF-Schreiben vom 9.7.2021, IV C 6 - S 2145/19/10006 :013).

7. Sonderfall Apple-Geräte?

Spricht die Nutzung von Apple-Geräten, also von iPhone, iPad oder MacBook von vornherein gegen eine ausschließlich berufliche Nutzung? Anders ausgedrückt: Würde sich ein Arbeitnehmer oder ein Selbstständiger, der auf einen Computer beruflich angewiesen ist, üblicherweise für ein Gerät mit Microsoft-Anwendungen anstelle eines Apple-Gerätes entscheiden? Mit dieser Frage musste sich - allen Ernstes - das Finanzgericht Berlin-Brandenburg befassen. Sein Urteil lautet zum Glück eindeutig: Die Nutzung von Apple-Geräten - statt Microsoft - spricht nicht grundsätzlich gegen eine dienstliche Nutzung (Urteil vom 8.11.2021, 16 K 11381/18).

  • Der Fall: Ein Arbeitnehmer, der viel im Außendienst tätig war und auch Großkunden betreute, erwarb in kurzer Zeit mehrere Apple-Geräte, so ein iPad, ein iPad Mini, ein MacBook und ein MacBook Air. Ein Gerät wurde ihm offenbar gestohlen. Das Finanzamt versagte den Abzug der Anschaffungskosten für die Geräte insgesamt, und zwar mit folgender Begründung: Bei den vier Computern sei die ausschließliche berufliche Nutzung immer zu verneinen. Bei der Anschaffung von hochpreisigen Apple-Geräten und vielen Produkten der Apple-Familie seien immer auch private Gründe beim Kauf von nicht unerheblicher Bedeutung. Beim iPad seien schon gar keine Gründe für eine berufliche Nutzung erkennbar. Eine Aufteilung, egal nach welchem Maßstab, komme nicht in Betracht. Dem ist das Finanzgericht entgegengetreten.
  • Das Gericht teilt nicht die Auffassung des Finanzamts, dass die Nutzung von Apple-Geräten - anstelle von Geräten mit Microsoft-Anwendungen - grundsätzlich gegen eine dienstliche Nutzung spricht. Nach den Erfahrungen des Gerichts hänge die Wahl eher von persönlichen Vorlieben und der Kompatibilität von benötigter Software ab. Unter anderem findet sich folgender - wunderbarer - Satz in der Urteilsbegründung: "Im Übrigen hat bisher auch noch kein Finanzamt je argumentiert, dass wer einen Mercedes oder BMW als Dienstwagen wählt, damit die überwiegend berufliche Nutzung weniger wahrscheinlich macht gegenüber jemandem, der einen VW oder Opel möchte."
  • Einen vollständigen Erfolg konnte der Arbeitnehmer aber nicht erringen, da er den Diebstahl eines Geräts nicht nachweisen konnte. Zudem schätzte das Gericht die private Nutzung bei den verschiedenen Computern auf 30 Prozent und kürzte die Werbungskosten insoweit.

8. Aufnahme ins Anlageverzeichnis

Bei Unternehmern stellt sich die Frage, ob die voll abgeschriebenen Computer - mit einem Erinnerungswert von 1 EUR - in einem Anlageverzeichnis aufzuführen sind. Auch bei der Software ist das gleichermaßen von Interesse. Der ursprüngliche Entwurf eines BMF-Schreibens ließ erwarten, dass eine Aufnahme in einem Anlageverzeichnis nicht erforderlich ist. Doch auch hier sorgt das BMF für Klarheit: Die Wirtschaftsgüter sind in das Bestandsverzeichnis, also dem Anlageverzeichnis, aufzunehmen (R 5.4 EStR 2012).

9. Abweichung von Handels- und Steuerbilanz

Zahlreiche Unternehmer müssen nicht nur eine Steuerbilanz, sondern auch eine Handelsbilanz aufstellen, also eine Bilanz, die den handelsrechtlichen und nicht den steuerlichen Grundsätzen folgt. Handels- und Steuerbilanz sind oft identisch, da viele Bilanzierungsregeln aufeinander abgestimmt sind. Doch das muss nicht so sein, etwa im Bereich der Rückstellungen. Auch die Abschreibungszeiträume, also die Nutzungsdauern, von Wirtschaftsgütern können auseinanderfallen. Und so wird es auch bei Computerhardware und -software sein. Wer seine Computer üblicherweise alle drei Jahre austauscht, wird handelsrechtlich eine Abschreibung von einem Jahr nicht rechtfertigen können. Eine pauschalierende Sichtweise, wie sie das BMF aufgrund des politischen Wunsches vorgenommen hat, ist dem Handelsrecht fremd. Damit werden Handels- und Steuerbilanz - weiter - auseinanderfallen. In großen Betrieben, die ohnehin getrennte Bilanzen erstellen, mag das weniger interessant sein. In kleineren Betrieben kann das aber zusätzliche Kosten der Bilanzerstellung verursachen. Andererseits wird der eine oder andere froh sein, wenn er seiner Bank eine Handelsbilanz präsentieren kann, die einen höheren Gewinn ausweist als die Steuerbilanz.

Das BMF hat im Übrigen klargestellt: In der Praxis dürfen in der Handelsbilanz andere Nutzungsdauern für die planmäßigen Abschreibungen zu Grunde gelegt werden als für die Absetzung für Abnutzung in der Steuerbilanz (BMF-Schreiben vom 26.4.2022, IV C 3 - S 2190/21/10002 :028).

10. Gemeinsame Nutzung von Computern

Viele Urteile, in denen es um den Abzug der Aufwendungen für einen Computer geht, sind schon einige Jahre alt und scheinen - im wahrsten Sinne des Wortes - aus der Zeit gefallen zu sein. Dennoch soll zum Schluss dieses Beitrages auf das Urteil des FG Rheinland-Pfalz vom 16.9.1998 (6 K 1023/98) hingewiesen werden: Wird ein häuslicher PC von zusammenveranlagten Ehegatten gemeinsam beruflich genutzt, so ist der auf jeden Ehegatten entfallende Nutzungsanteil im Schätzungswege aufzuteilen und bei diesem als Werbungskosten anzusetzen.

11. Kosten der Internetnutzung: Aufwendungen anteilig steuerlich abziehen

Arbeitnehmer, die ganz oder teilweise von zuhause aus arbeiten, dürfen die Kosten für die Internetnutzung steuerlich geltend machen. Doch welcher Betrag wird konkret bei den Werbungskosten berücksichtigt? Die Antworten finden Sie im SteuerSparbrief Mai 2026.

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