Der Beginn des Jahres ist der Zeitpunkt, zu dem jeder GmbH-Gesellschafter bzw. GmbH-Geschäftsführer die Satzung der Gesellschaft und seinen Anstellungsvertrag daraufhin überprüfen sollte, ob Anpassungen erforderlich sind. Denn Vereinbarungen zwischen Gesellschaftern und "ihrer" GmbH müssen stets im Vorhinein getroffen werden. Rückwirkende Vereinbarungen werden von der Finanzverwaltung oft verworfen und führen zu verdeckten Gewinnausschüttungen. Noch schlimmer sind rückdatierte Vereinbarungen. Diese sind ohnehin unzulässig und können von der Finanzverwaltung mittlerweile auch leicht entlarvt werden. Denn im Zeitalter des digitalen Belegwesens und der "revisionssicheren" Abspeicherung können die Finanzbeamten feststellen, wann Verträge tatsächlich abgeschlossen oder geändert worden sind. Also: Finger weg von Rückdatierungen.

Überprüft werden sollten nun insbesondere die Höhe des Gehalts, der Tantieme und anderer variabler Gehaltsbestandteile sowie des Urlaubs - und Weihnachtsgeldanspruchs. Sofern ein Pensionsanspruch besteht, sollte auch dieser auf seine Angemessenheit hin überprüft werden. Zudem wäre nachzuschauen, ob die Klausel zur Nutzung eines Dienstwagens für den Gesellschafter-Geschäftsführer noch passt. Beispielsweise finden sich in GmbH-Satzungen häufig Formulierungen, nach denen einem Geschäftsführer ein Fahrzeug der oberen Mittelklasse zusteht, aufgrund des Firmenerfolgs aber ein Fahrzeug einer höheren Kategorie genutzt wird. Bereits im SteuerSparbrief September 2018 haben wir im Übrigen darauf hingewiesen, dass Abfindungsklauseln in GmbH-Satzungen auf den Prüfstand gehören.

Warnen möchten wir vor umsatzabhängigen Tantiemen. Verständlicherweise besteht immer wieder der Wunsch, auch dem Gesellschafter-Geschäftsführer eine Vergütung zu zahlen, die sich nach dem Umsatz richtet. Doch Vorsicht: Diese wird nur in ganz wenigen Ausnahmefällen anerkannt. Also vereinbaren Sie lieber eine Tantieme, die sich am Gewinn orientiert. Der erfolgsabhängige Bestandteil sollte nicht höher sein als ¼ der Gesamtvergütung, das heißt das Verhältnis von Festgehalt zu variablem Gehalt sollte bei 75 zu (max.) 25 liegen.

Natürlich muss die "Gesamtausstattung" eines Gesellschafter-Geschäftsführers noch angemessen sein.

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