Steuertipp der Woche Nr. 201: Arbeitszimmer in der Coronazeit

In den Coronajahren 2020 bis 2022 sind unzählige Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt worden. Dabei waren - und sind noch immer - unterschiedliche Sachverhalte anzutreffen. Die einen wurden "zwangsweise" zur Heimarbeit verpflichtet, anderen wurde es freigestellt, ob sie im Büro des Arbeitgebers oder von zuhause aus arbeiten wollten, wiederum andere mussten sich bezüglich der Nutzung des Arbeitsplatzes mit ihren Kollegen absprechen, weil immer nur eine Person im Büro anwesend sein durfte. Doch wie sind die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer zu berücksichtigen?

Vorab: Bitte beachten Sie zu den Neurelegungen ab dem Jahre 2023 den Beitrag Arbeitszimmer und Homeoffice: Die neuen Regeln ab 2023

1. Grundvoraussetzung: Echtes Arbeitszimmer muss vorliegen

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bis zu 1.250 EUR steuerlich absetzbar, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit "kein anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht. Dies ist der Fall, wenn jemand den "anderen Arbeitsplatz" im Betrieb oder in der Behörde nicht in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzen kann. Falls das häusliche Arbeitszimmer gar den "Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung" darstellt, sind die Kosten in voller Höhe als Werbungskosten (oder Betriebsausgaben) absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Grundvoraussetzung für den Abzug der Arbeitszimmerkosten ist aber zunächst, dass auch ein "echtes" häusliches Arbeitszimmer vorliegt. Dies muss ein abgeschlossener Raum sein, der so gut wie ausschließlich, also zu mehr als 90 Prozent, beruflich genutzt wird.

STEUERRAT: In den Jahren 2020 bis 2022 können Arbeitnehmer (und Selbstständige), die zuhause arbeiten und deren Arbeitsplatz nicht die steuerlichen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer erfüllt, aber einen Pauschalbetrag von 5 EUR pro Tag als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Maximal sind 600 EUR im Jahr absetzbar.

2. Arbeit ausschließlich zu Hause

Üben Sie die Telearbeit für eine bestimmte Zeit ausschließlich zu Hause aus, ist der Fall klar: Dann stellt das Arbeitszimmer den "Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung" dar - und die Kosten sind für diese Zeit in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar. Beachten Sie dazu die Beispiele am Ende des Beitrages.

3. Alternierende Arbeit zuhause und beim Arbeitgeber

Üben Sie Ihre berufliche Tätigkeit teilweise zu Hause und teilweise im Betrieb aus, gilt bezüglich des häuslichen Arbeitszimmers Folgendes:

  • Drei Tage Homeoffice: Arbeiten Sie an drei Tagen pro Woche zu Hause, kommt es darauf an, ob die Arbeiten in Betrieb und Homeoffice qualitativ gleichwertig sind: Ist dies der Fall, ist das Arbeitszimmer der "Mittelpunkt", und die Kosten sind voll absetzbar. Sind hingegen die Arbeiten im Betrieb qualitativ höherwertig, kann das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt sein. Dann kommt ein Abzug bis 1.250 EUR in Betracht, weil an den drei Heimarbeitstagen "kein anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht (BFH-Urteil vom 23.5.2006, VI R 21/03). In der Coronazeit gehen die meisten Finanzämter übrigens ohne weitere Prüfung davon aus, dass die Arbeiten in Betrieb und Homeoffice qualitativ gleichwertig sind
  • Zwei Tage Homeoffice: Arbeiten Sie an nur zwei Tagen pro Woche zu Hause, kommt es darauf an, ob der Arbeitsplatz im Betrieb auch in dieser Zeit genutzt werden könnte: Ist die Nutzung weder eingeschränkt noch untersagt, ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich. Falls jedoch die Nutzung des Arbeitsplatzes im Betrieb an den häuslichen Arbeitstagen ausgeschlossen ist (z.B. weil er von einem anderen Mitarbeiter genutzt wird oder der Arbeitgeber die Nutzung verboten hat), kann der "andere Arbeitsplatz" nicht in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich genutzt werden. Und deshalb sind für das häusliche Arbeitszimmer Kosten bis zu 1.250 EUR als Werbungskosten absetzbar (BFH-Urteil vom 26.2.2014, VI R 40/12).

STEUERRAT: Es steht auch dann "kein anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung, wenn der Arbeitnehmer sich während der Corona-Krise aus Gründen des Gesundheitsschutzes dazu entschiedet hat, von zuhause aus zu arbeiten und seinen Arbeitsplatz nicht aufzusuchen. Das BMF verfügt dazu: "Ein anderer Arbeitsplatz steht dem Steuerpflichtigen nach gefestigter Rechtsprechung dann zur Verfügung, wenn er ihn in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzen kann (z. B. BFH-Urteil vom 7. August 2003, BStBl II 2004 S. 78). Kann der Steuerpflichtige seinen betrieblichen oder beruflichen Arbeitsplatz tatsächlich nicht nutzen, z.B. aus Gründen des Gesundheitsschutzes, steht ihm für seine betriebliche oder berufliche Betätigung kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Dies gilt für die Zeit der Corona-Pandemie auch dann, wenn die Entscheidung über das Tätigwerden im Homeoffice der Steuerpflichtige auch ohne eine ausdrückliche (schriftliche) Anweisung des Auftraggebers/Arbeitgebers getroffen hat und er der Empfehlung der Bundesregierung / der Länder gefolgt ist. Als Zeit der Corona-Pandemie wird dabei der Zeitraum vom  bis zum  angenommen." ((BMF-Schreiben vom IV C 6 - S 2145/19/10006 :013). AKTUELL: Als Zeit der Corona-Pandemie wird  nach einem Beschluss der Finanzbehörden von Bund- und Ländern nunmehr der Zeitraum vom  bis zum  angenommen (Landesamt für Steuern S 2354 A-St 31 6).

Wichtig: Der Höchstbetrag von 1.250 EUR ist ein Jahresbetrag. Er wird nicht gekürzt, wenn das Arbeitszimmer nur für einen Teil des Jahres genutzt wird oder nur für einige Monate "kein anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht.

4. Beispiele

Fall 1: Arbeitgeber Müller konnte den Gesundheitsschutz in den Büroräumen im Jahre 2020 nicht hinreichend gewährleisten und ordnete daher an, dass die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung ihr Büro für den Zeitraum 1.4.2020 bis 30.6.2020 und dann noch einmal vom 31.10.2020 bis 31.12.2020 nicht betreten durften. Herr Steuerle nutzte in dieser Zeit sein häusliches Arbeitszimmer, auf das Kosten von 300 EUR pro Monat entfielen. In den anderen Monaten suchte er den Betrieb - wie gewohnt - arbeitstäglich auf. Dies entsprach auch dem Wunsch des Arbeitgebers. Lösung: Herr Steuerle kann für die Zeit vom 1.4.2020 bis 30.6.2020 und vom 31.10.2020 bis 31.12.2020 einen Betrag von insgesamt 1.800 EUR (6 Monate x 300 EUR) als Werbungskosten abziehen.

Fall 2: Wie oben, aber Herrn Steuerle war es in den "anderen" Monaten erlaubt, weiter von zuhause aus zu arbeiten. Herr Steuerle hat dies genutzt und den Betrieb nur selten aufgesucht. Ihm sind seit April 2020 Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von 300 EUR pro Monat entstanden. Lösung: Herr Steuerle kann die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers ab April 2020 unbeschränkt geltend machen, mithin 9 Monate x 300 EUR = 2.700 EUR.

Fall 3: Arbeitgeber Müller hat das Betreten des Büros zwar nicht untersagt, doch die Mitarbeiter mussten sich untereinander abstimmen, wer das Büro wann nutzen durfte, da maximal eine Person pro Büro erlaubt war. Die Arbeiten zuhause und im Betrieb waren qualitativ gleichwertig, das heißt, letztlich wurde zuhause die gleiche Arbeit wie im Büro des Arbeitgebers verrichtet. Auch hier sollen Kosten von 300 EUR pro Monat auf das Arbeitszimmer entfallen.

  1. Herr Steuerle arbeitet seit April 2020 an drei Tagen zu Hause. Lösung: Das Arbeitszimmer gilt als "Mittelpunkt" und die Kosten sind voll absetzbar, also seit April mit 9 x 300 EUR = 2.700 EUR.
  2. Herr Steuerle arbeitet seit April 2020 nur zwei Tage im Homeoffice und ist an drei Tagen an seinem angestammten Arbeitsplatz. Lösung: Hier kommt es zunächst darauf an, ob der Arbeitsplatz im Betrieb auch in dieser Zeit genutzt werden könnte. Ist die Nutzung weder eingeschränkt noch untersagt, ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich. Falls jedoch die Nutzung des Arbeitsplatzes im Betrieb an den häuslichen Arbeitstagen ausgeschlossen ist, kann der "andere Arbeitsplatz" nicht in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich genutzt werden. Und deshalb sind für das häusliche Arbeitszimmer Kosten bis zu 1.250 EUR als Werbungskosten absetzbar. In der Coronazeit kann in den meisten Fällen unterstellt werden, dass die Nutzung des Arbeitsplatzes nicht möglich war bzw. ist. Ein Abzug ist folglich zumindest bis zu 1.250 EUR möglich - vorausgesetzt natürlich, dass entsprechend hohe Kosten entstanden sind.

Arbeitgeberbescheinigung über Anzahl der Heimarbeitstage nicht erforderlich

Wie zu hören ist, sind die Finanzämter überwiegend aufgefordert worden, keine Arbeitgeberbescheinigungen über die geleisteten Heimarbeitstage der Arbeitnehmer anzufordern. Zudem sollen sie großzügig sein, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen der Steuererklärung geltend macht, dass ihm im Betrieb oder der Behörde "kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestanden" habe. Auch in diesem Fall sollen Arbeitgeberbescheinigungen nicht erforderlich sein. Dies gilt für die Zeit vom 1.3.2020 bis zum 31.12.2021

Vorsicht bei Kostenersatz des Arbeitgebers

Immer wieder wird die Frage gestellt, ob der Arbeitgeber pauschale Bürokostenzuschüsse für das häusliche Arbeitszimmer lohnsteuerfrei zahlen darf. Antwort: Soweit ersichtlich, vertritt die Finanzverwaltung regelmäßig die Meinung, dass pauschale Bürokostenzuschüsse des Arbeitgebers für Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers oder für die Übernahme der Kosten für die Büroeinrichtung (z.B. Telefon, Faxgerät, Kopierer usw.) zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen. Sie können nicht steuerfrei gezahlt werden (OFD Niedersachsen vom 27.3.2017, S 2354-118-St 215). Auch wenn der Arbeitgeber mit dem Zuschuss Ausgaben für die Einrichtung von eigenen Arbeitsplätzen erspart, erfolgen die Zahlungen nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers (BFH-Urteil vom 15.3.2007, VI R 65/05).

Eine Ausnahme gilt im öffentlichen Dienst: Wird hier für die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers eine Aufwandsentschädigung bzw. Mietentschädigung gezahlt, so bleibt diese nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG steuerfrei, soweit die Arbeitszimmerkosten beim Arbeitnehmer als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar sind. Der übersteigende Betrag aber ist als Arbeitslohn steuerpflichtig. Nach dieser Vorschrift bleiben Erstattungen aus öffentlichen Kassen steuerfrei, wenn sie Werbungskosten abdecken (BFH-Urteil vom 29.11.2006, BStBl 2007 II S. 308; BFH-Urteil vom 13.6.2013, VI R 37/11). Zwar ist vom "häuslichen Arbeitszimmer" die Rede, doch für die Homeoffice-Pauschale dürfte nichts anderes gelten.

STEUERRAT: Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren statt der pauschalen Bürokostenzuschüsse häufig Zuschüsse für die Internetnutzung. Hier gilt: Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den Betrag pauschal versteuern, wenn dieser nicht höher als 50 EUR im Monat ist. Der Arbeitnehmer muss lediglich erklären, dass er einen Internetzugang hat und dass ihm dafür im Kalenderjahr durchschnittlich Aufwendungen in der erklärten Höhe entstehen (R 40.2 Abs. 5 LStR). Doch Vorsicht: Aufgrund der heutigen Flatrates ist der Nachweis, dass tatsächlich Kosten entstanden sind, nicht immer leicht zu führen. Anders ausgedrückt: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten nicht schummeln und wirklich nur die tatsächlich entstandenen Kosten ersetzen und pauschalieren. Im Übrigen hilft eventuell Satz 4 in R 3.50 Abs. 2 LStR weiter: "Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden."

5. Müssen die Nutzungszeiten genau dokumentiert werden?

In den obigen Beispielen wurde dargelegt, dass die Nutzung des Arbeitszimmers gerade in den Coronajahren aus ganz unterschiedlichen Gründen heraus erfolgt(e), vor allem aber, weil der Betrieb oder die Behörde "de facto" zeitweise nicht oder nur eingeschränkt aufgesucht werden konnten. In diesem Zusammenhang stelt sich die Frage der "Glaubhaftmachung" der Nutzung bzw. des Anlasses für die Nutzung gegenüber dem Finanzamt.

AKTUELL hat das Bundesfinanzministerum zu der Frage der "Glaubhaftmachung" Folgendes verfügt (BMF-Schreiben vom IV C 6 - S 2145/19/10006 :013): "Aufgrund der besonderen Situation (insbes. nicht absehbare Entwicklung) ist davon auszugehen, dass zeitliche Abläufe nicht lückenlos dokumentiert worden sind. In diesen Fällen sollten für die Glaubhaftmachung schlüssige Angaben des Arbeitnehmers in der Regel ausreichen. Die Prüfung des Einzelfalls wird durch das zuständige Finanzamt vorgenommen. Für die Glaubhaftmachung der Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer/Homeoffice reichen schlüssige Angaben des Arbeitnehmers grundsätzlich aus. Inwieweit Nachweise für die Berücksichtigung eines häuslichen Arbeitszimmers vorgelegt werden müssen oder ob eine Schlüssigkeitsprüfung, z.B. anhand bereits vorhandener Angaben aus dem Vorjahr, ausreicht, ist im Einzelfall im Rahmen der Bearbeitung der Einkommensteuererklärung zu entscheiden."

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