Steuertipp der Woche Nr. 416: Die wichtigsten Regeln der Fahrtenbuchführung

Wer einen Dienstwagen nutzt, der ihm vom Arbeitgeber auch für Privatfahrten überlassen wird, muss einen Privatanteil versteuern. Dieser ist entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Methode oder per Fahrtenbuchführung - samt Einzelnachweis der Kosten - zu ermitteln. Die Fahrtenbuchmethode ist umso günstiger, je niedriger der Umfang der Privatfahrten ist. Insbesondere bei Fahrzeugen mit einem hohen Bruttolistenpreis, die wenig privat genutzt werden, lohnt die Fahrtenbuchführung. Aber auch, wenn Arbeitnehmer die Benzinkosten selbst tragen oder eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten geleistet haben, kann die Führung eines Fahrtenbuchs empfehlenswert sein. Wichtig ist aber, dass das Fahrtenbuch "ordnungsgemäß" geführt wird. Und da sind die Voraussetzungen sehr streng. Nachfolgend stellen wir Ihnen die wichtigsten Regeln der Fahrtenbuchführung vor.

Regel Nr. 1: Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein

Das Fahrtenbuch muss in buchförmiger Gestalt vorliegen. Das heißt: Die Aufzeichnungen müssen in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest als solche erkennbar werden lässt. Eine lose Ansammlung einzelner Daten ohne äußeren Zusammenhang kann daher schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein (BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl 2006 II S. 410).

STEUERRAT: Es empfiehlt sich, handelsübliche Fahrtenbücher zu verwenden. Zulässig sind auch elektronische Fahrtenbücher, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Es gibt digitale Fahrtenbücher, in denen die Fahrten automatisch erfasst werden, indem per GPS jeweils die aktuelle Position und die Bewegungsdaten aufgezeichnet werden. Bei einem namhaften Hersteller wird zum Beispiel ein so genannter OBD- bzw. OBD-2-Stecker im Kfz angebracht, der Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse sowie die gefahrene Distanz einer jeden Fahrt ermittelt und diese anschließend an das Smartphone oder den PC übermittelt. Die weiteren Daten müssen dann lediglich zuhause ergänzt werden. Eine reine Excel-Tabelle, die mittels Computer erzeugt wird, genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch jedoch nicht (BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl 2006 II S. 410).

Regel Nr. 2: Fahrtenbuch das ganze Jahr führen

Das Fahrtenbuch muss ununterbrochen für das ganze Jahr geführt werden. Es genügt nicht, die Aufzeichnungen auf einen repräsentativen Zeitraum zu beschränken. Das Fahrtenbuch muss die Fahrten geordnet und in ihrem fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang wiedergeben.

STEUERRAT: Immer wieder wird die Frage an Steuerrat24 gerichtet, ob es ausreicht, ein Fahrtenbuch lediglich für einen Zeitraum von drei Monaten zu führen. Oder ob das Fahrtenbuch zunächst nur für ein Jahr geführt und dann für den restlichen Nutzungszeitraum des Kfz von zwei oder drei Jahren zugrunde gelegt werden darf: Die Antwort lautet in beiden Fällen klar und eindeutig: Nein, es reicht nicht aus.

Regel Nr. 3: Zeitnahe Eintragungen

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden, das heißt, die Fahrten müssen immer möglichst nach deren Ende eingetragen werden. Ein Fahrtenbuch ist daher nicht ordnungsgemäß, wenn es im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln in Reinschrift verfasst wird. Dies gilt auch dann, wenn diese Notizzettel selbst zeitnah gefertigt wurden.

STEUERRAT: Vermeiden Sie es, Ihre Fahrten zunächst zwar fortlaufend und zeitnah auf Notizzetteln zu vermerken und später dann anhand dieser Aufzeichnungen und gegebenenfalls von Terminübersichten ein Fahrtenbuch zu erstellen. Dies lässt der BFH nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen, selbst wenn die Eintragungen mit den Notizen nachweislich übereinstimmen (BFH-Urteil vom 9.11.2005, BStBl 2006 II S. 408).

Regel Nr. 4: Dienstliche Fahrten müssen genau dokumentiert werden

Da für dienstliche bzw. betriebliche Fahrten kein Nutzungswert versteuert wird, müssen diese Fahrten ganz besonders penibel notiert werden (BFH-Urteil vom 16.3.2006, BStBl 2006 II S. 625). Für jede einzelne berufliche Fahrt sind einzutragen:

  • Datum;
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflichen bzw. betrieblichen Fahrt;
  • Reiseziel;
  • Reisezweck: aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner bzw. der konkrete Gegenstand der geschäftlichen Verrichtung (z.B. Besuch einer Behörde, Filiale, Baustelle, Veranstaltung);
  • Reiseroute bei Umwegen.

Wird der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, so muss dies im Fahrtenbuch durch Angabe des erreichten Kilometerstands bei Abschluss der beruflichen Fahrt dokumentiert werden.

STEUERRAT: Der BFH verlangt, dass im Fahrtenbuch die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten einzutragen und dabei sämtliche aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge anzugeben sind. Diese Angaben gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind (BFH-Urteil vom 13.11.2012, VI R 3/12).

Regel Nr. 5: Mindestangaben dürfen nicht anderweitig ersetzt werden

Wie unter Regel Nr. 4 erwähnt, verlangt der BFH dass bei "Reiseziel und Reisezweck" der Endpunkt der Fahrt genau angegeben wird. Mängel können nicht dadurch geheilt werden, dass die fehlenden Angaben nachträglich in einer eigenständigen Auflistung präzisiert werden, zum Beispiel anhand eines Terminkalenders. "Denn die für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind dort selbst zu machen und nicht in einer weiteren und nachträglich erstellten Auflistung" (BFH-Urteil vom 1.3.2012, BStBl. 2012 II S. 505). Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders. Deshalb liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, wenn der Arbeitnehmer die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch durch Listen und Ausdrucke des Terminkalenders ergänzt und vervollständigt.

STEUERRAT: Die erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Zulässig ist es aber, Abkürzungen für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder für einzelne regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke zu verwenden, solange die gebrauchten Kürzel entweder aus sich heraus verständlich oder zum Beispiel auf einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt sind.

Regel Nr. 6: Fahrten nach ihrem jeweiligen Zweck eintragen

Im Fahrtenbuch müssen sämtliche Fahrten vollständig und lückenlos dokumentiert werden. Daher muss jede einzelne Fahrt eingetragen werden - getrennt nach dienstlichem bzw. geschäftlichem und privatem Zweck. Tragen Sie sämtliche Fahrten jeweils getrennt ein: Dienstliche bzw. geschäftliche Fahrten, Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. Betrieb. Geben Sie für dienstliche bzw. geschäftliche Fahrten an: Datum, Reiseziel, Reisezweck, Gesamtkilometer bei Abschluss der Fahrt (siehe oben). Für Privatfahrten brauchen Sie nur die gefahrenen Kilometer einzutragen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. Betrieb genügt ein kurzer Vermerk. Das gilt auch für Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

STEUERRAT: Es empfiehlt sich, für dienstliche Fahrten in das Fahrtenbuch auch die Abfahrts- und Rückkehrzeiten einzutragen. Die dazwischen liegende Abwesenheitsdauer benötigen Sie zur Abrechnung der Verpflegungspauschbeträge. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch mit Angabe dieser Zeiten ist als belegmäßiger Nachweis für die Verpflegungspauschbeträge ausreichend (Hessisches FG, Urteil vom 16.11.1989, 10 K 18/87). Zusätzlich sollten Sie - der Vollständigkeit wegen - auch Ihre Übernachtungs- und Reisenebenkosten in das Fahrtenbuch eintragen.

Regel Nr. 7: Alle Kosten einzeln auflisten und nachweisen

Alle Kosten müssen per Einzelnachweis belegt werden. Eine Schätzung von Aufwendungen kommt - auch teilweise - selbst dann nicht in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Kosten seiner Dienstwagen nicht im Einzelnen erfasst hat und es dem Arbeitnehmer daher nahezu unmöglich ist, die Aufwendungen zu belegen. Im Jahre 2022 wurde vom Bundesfinanzhof bestätigt, dass ein belegmäßiger Nachweis von Kosten ohne Ausnahme gegeben sein muss. Eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen - im Urteilsfall der Treibstoffkosten - schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).

STEUERRAT: Bei Dienstreisen, die Sie mit Ihrem privaten Pkw unternehmen, gilt etwas anderes: Hier ist anerkannt, dass die Treibstoffkosten geschätzt werden dürfen. Das heißt: Statt die Dienstreisepauschale von 30 Cent/Km in Anspruch zu nehmen, können Sie den tatsächlichen Kilometer-Kostensatz Ihres Fahrzeugs ermitteln. Den Km-Kostensatz für Ihren Pkw erhalten Sie, indem Sie die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch die Gesamtfahrleistung dividieren. Nun kommt es aber häufig vor, dass man gerade für Benzinkosten die Belege übers Jahr hinweg nicht vollständig oder überhaupt nicht gesammelt hat. Aber das ist kein Problem, denn Sie dürfen die Treibstoffkosten anhand des durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs und des durchschnittlichen Literpreises schätzen (BFH-Urteil vom 7.4.1992, BStBl 1992 II S. 854). Aber Vorsicht: Diese Grundsätze gelten nicht bei der Nutzung von Firmenwagen!

STEUERRAT: Würde es sich bei den Dienstwagen nicht um Benziner, sondern um Elektrofahrzeuge handeln, wäre die Finanzverwaltung übrigens weniger streng. Hier erlaubt sie immerhin eine Schätzung von Stromkosten beim Aufladen an der heimischen Steckdose (BMF-Schreiben vom 29.9.2020, BStBl 2020 I S. 972). Ob aber auch die Finanzgerichte - angesichts des genannten BFH-Urteils - einer solchen Schätzung folgen würden? Das ist alles andere als sicher. Hoffen wir, dass sich Nutzer von Elektro-Dienstwagen niemals mit diesem Problem gerichtlich auseinandersetzen müssen.

Weitere Informationen: 

Beachten Sie auch unsere weiteren Steuertipps in der Rubrik 

 

Steuertipp der Woche vom 3.11.2025