Steuertipp der Woche Nr. 417: Die häufigsten Fehler bei der Fahrtenbuchführung

Wer einen Dienstwagen nutzt, der ihm vom Arbeitgeber auch für Privatfahrten überlassen wird, muss den Privatanteil nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode versteuern. Die Fahrtenbuchmethode ist mit einem hohen Aufwand verbunden, denn es müssen sämtliche Fahrten erfasst werden. Die Praxis zeigt zum einen, dass zwar viele Dienstwagennutzer die Fahrtenbuchmethode gerne anwenden, weil es mitunter doch um erhebliche Steuereinsparungen gegenüber der Ein-Prozent-Regelung gehen kann. Zum anderen zeigt die Praxis aber auch, dass es viele Nutzer mit der Fahrtenbuchführung nicht so genau nehmen wie es die Finanzämter gerne hätten. Wird das Fahrtenbuch nicht als "ordnungsgemäß" anerkannt, wird es verworfen und dann doch die Ein-Prozent-Regelung angewandt. Nachfolgend stellen wir Ihnen die häufigsten Fehler bei der Fahrtenbuchführung vor.

Fehler Nr. 1: Keine zeitnahe Führung

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Bei manuell geführten Fahrtenbüchern ist die zeitnahe Führung seitens der Finanzämter zugegebenermaßen kaum zu kontrollieren - es sei denn, es gibt gewisse Indizien, die auf eine verspätete Führung hinweisen (siehe Fehler Nr. 3). Ganz anders ist die Sache aber bei digitalen Fahrtenbüchern.

STEUERRAT: Bei einem elektronischen Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, wird es - nur dann - als zeitnah geführt angesehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, BStBl 2018 I S. 592). Und die zeitnahe Eintragung können die Finanzämter schnell und leicht kontrollieren, denn die Fahrtenbücher müssen "dokumentensicher" bzw. "revisionssicher" sein.

Fehler Nr. 2: Nachträgliche Änderungen werden zugelassen bzw. nicht dokumentiert

Eintragungen müssen unabänderbar sein. Bei manuellen Fahrtenbüchern sind daher Eintragungen per Bleistift tabu. Aber auch die Daten in elektronischen Datenbüchern dürfen nicht veränderbar sein. Das nennt man Dokumenten- bzw. Revisionssicherheit. Zumindest muss eine eventuelle Änderung dokumentiert sein. Die Dokumentation von Änderungen darf sich nicht in "irgendwelchen" Protokolldateien verstecken. Das Verbot nachträglicher Änderungen bzw. das Gebot der Dokumentation betrifft auch bereits Daten, die bis zu einem "Abschluss" oder einer "Festschreibung" eingegeben worden sind (FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)).

Auch der Bundesfinanzhof hat in diesem Sinne entschieden: Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen der eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Müssen erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel dem Systemadministrator) durchgeführt werden, um feststellen zu können, ob Änderungen vorgenommen worden sind, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar. Das Fahrtenbuch ist dann zu verwerfen und der Privatanteil ist nach der Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln (Hessisches FG, Urteil vom 16.5.2023, 3 K 1219/21; BFH-Beschluss vom 12.1.2024, VI B 37/23).

Und das Niedersächsische Finanzgericht hat entschieden: Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden (Urteil vom 23.1.2019, 3 K 107/18).

STEUERRAT: Soweit ersichtlich, gewährleisten aktuelle Versionen von digitalen Fahrtenbüchern die Anforderung der Dokumenten- bzw. Revisionssicherheit. Wer aber eine ältere Version nutzt, sollte unbedingt bei seinem Anbieter nachfragen, wie es um die Dokumenten- bzw. Revisionssicherheit bestellt ist. Entscheidend und maßgeblich ist letztlich, dass ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm manipulationssicher ist. Dies bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist; dies dürfte tatsächlich unmöglich sein (Hessisches FG, Urteil vom 16.5.2023, 3 K 1219/21; BFH-Beschluss vom 12.1.2024, VI B 37/23).

Fehler Nr. 3: Einheitliches oder unleserliches Schriftbild

Kommen wir zurück zu den manuell geführten Fahrtenbüchern. Wie erwähnt sind Fahrtenbücher zeitnah zu führen. Doch Finanzbeamte werden sehr misstrauisch, wenn sie erkennen, dass ein Fahrtenbuch von vorne bis hinten das gleiche Schriftbild aufweist, beispielsweise weil vermutlich nur ein einziger Kugelschreiber benutzt worden ist und das Fahrtenbuch auch keine Gebrauchsspuren aufweist. Das deutet darauf hin, dass alle Eintragungen erst am Ende des Jahres "in einem Rutsch" vorgenommen worden sind. Andererseits müssen handschriftliche Aufzeichnungen lesbar sein, da sie andernfalls ihren Zweck nicht erfüllen können. Dazu genügt es nicht, dass der Steuerpflichtige vorgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können, denn sie dienen nicht dem Steuerpflichtigen als Erinnerungsstütze, sondern zum Nachweis gegenüber dem Finanzamt (BFH-Beschluss vom 14.3.2012 VIII B 120/11).

STEUERRAT: Mit Urteil vom 22.10.2024 (VIII R 12/21) hat der BFH ausnahmsweise ein unleserliches Fahrtenbuch akzeptiert, weil nachträglich ein Transkript erstellt wurde. ABER: Es ging um einen Firmenwagen im Betriebsvermögen eines Selbstständigen und auch nur um die Frage, ob angesichts der Aufzeichnungen und weiterer Fahrzeuge im Privatvermögen die Versteuerung einer Privatnutzung des betrieblichen Kfz überhaupt erforderlich ist. Es ging nicht um die Frage, ob die Fahrtenbuchmethode zu akzeptieren oder zu verwerfen ist. In der Abwehrberatung kann man sich eventuell auf das Urteil stützen, doch besser ist es, das Fahrtenbuch von vornherein leserlich zu führen.

Übrigens gibt es sogar Fälle, in denen den Finanzämtern Fahrtenbücher vorgelegt werden, die es im maßgebenden Veranlagungszeitraum noch gar nicht gab. Beispiel: Die 20. Auflage eines handelsüblichen Fahrtenbuch ist erst im Jahre 2023 erschienen, doch der Steuerpflichtige will es bereits in 2022 geführt haben.

Fehler Nr. 4: Belege passen nicht zum Fahrtenbuch

Die Finanzbeamten prüfen die Fahrtenbücher zumindest stichprobenartig und "verproben" diese mit anderen Belegen Und da wird häufig Folgendes festgestellt:

  • Am Tag, als sich das Kfz eigentlich in der Inspektion, in der Werkstatt oder beim TÜV befand, ist eine Dienstreise eingetragen. Das heißt, die Werkstattrechnung oder der TÜV-Beleg stimmen nicht mit den Eintragungen im Fahrtenbuch überein.
  • Der Kilometerstand der Werkstattrechnung oder eines Ölwechsels passen nicht zum Kilometerstand laut Fahrtenbuch.
  • Die Tankbelege stimmen nicht mit dem Fahrtenbuch überein (z.B. getankt in München, obwohl man an diesem Tag laut Fahrtenbuch in Berlin war).
  • Überhaupt stimmt die Summe der Benzinkosten nicht mit den gefahrenen Kilometern laut Fahrtenbuch und dem Durchschnittsverbrauch überein.
  • Die Bewirtungskosten stimmen nicht mit dem Fahrtenbuch überein (z.B. Geschäftsessen in München, obwohl man laut Fahrtenbuch in Frankfurt war).
  • Die Eintragungen in einem Terminkalender passen nicht zu den Eintragungen im Fahrtenbuch.

STEUERRAT: Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte - ähnlich wie die Finanzverwaltung - selbst Plausibilitätskontrollen vornehmen und die Belege mit seinen Eintragungen im Fahrtenbuch abgleichen.

Fehler Nr. 5: Reiskostenerstattungen des Arbeitgebers passen nicht zum Fahrtenbuch

Trotz Vorhandensein eines Firmenwagens unternehmen Arbeitnehmer von Zeit zu Zeit auch Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Die Kosten rechnen sie dann mit ihrem Arbeitgeber ab. Daher dürfen entsprechende Fahrten natürlich nicht im Fahrtenbuch auftauchen, sondern allenfalls die Fahrt zum Bahnhof oder zum Flughafen.

STEUERRAT: Da sich Lohnsteueraußen- und Betriebsprüfer die Reisekostenerstattungen der Arbeitgeber an ihre Arbeitnehmer grundsätzlich anschauen, würde es schnell auffallen, wenn ein Arbeitnehmer die Reise von Düsseldorf nach Frankfurt mit der Bahn unternommen hat, sich diese Reise seltsamerweise aber auch im Fahrtenbuch wiederfindet. Das Gleiche gilt sinngemäß für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen. Auch hier sollten die Abrechnungen des Arbeitgebers oder eventuelle Stundenzettel, Aufzeichnungen etc. mit den Eintragungen im Fahrtenbuch korrespondieren.

Fehler Nr. 6: Umwege werden nicht erläutert

Zuweilen ist die ins Fahrtenbuch eingetragene - oder digital aufgezeichnete - gefahrene Strecke erheblich länger als die über einen Routenplaner ermittelte optimale Distanz. Gründe dafür können die Umfahrung eines Staus bzw. einer Baustelle oder die Nutzung einer verkehrsgünstigeren Strecke aufgrund eines hohen Verkehrsaufkommens auf der kürzeren Route sein. Das ist im Einzelfall kein Problem, doch wenn sich die Abweichungen häufen, vermuten die Finanzbeamten mitunter private Anlässe für die Abweichungen, beispielsweise den wöchentlichen Besuch bei den Eltern. Tatsächlich können die Finanzbeamten ein Fahrtenbuch anzweifeln, wenn bei Umwegen die Angaben zur Reiseroute fehlen (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR).

STEUERRAT: Das FG Düsseldorf hat mit Urteil vom 7.11.2008 (12 K 4479/07 E) eine Toleranzgrenze zugelassen. Danach führen Differenzen zwischen eingetragenen Streckenlängen und Kilometerständen von insgesamt 14 km an zwei Tagen nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der Ein-Prozent-Regelung. Auch ein Zuschlag von 20 Prozent auf die von einem Routenplaner empfohlene längste Strecke sei noch glaubhaft. Innerhalb des Verkehrs in einer Großstadt könne sich ein noch höherer Zuschlag anbieten.

Fehler Nr. 7: Daten werden grundlos anonymisiert

In einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch muss auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner oder - wenn ein solcher nicht vorhanden ist - der konkrete Gegenstand der geschäftlichen Verrichtung aufgeführt sein. Allerdings unterliegen bestimmte Berufsgruppen einer Verschwiegenheitspflicht, etwa Ärzte, Rechtsanwälte oder Steuerberater. Und dann stellt sich die Frage, ob die Namen der Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch geschwärzt werden dürfen. Ende 2024 hat das Finanzgericht Hamburg bezüglich eines Rechtsanwalts entschieden, dass Berufsgeheimnisträger bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs Schwärzungen vornehmen dürfen, soweit diese erforderlich sind, um die Identitäten von Mandanten zu schützen. Gegebenenfalls muss der Rechtsanwalt aber glaubhaft machen, weshalb Schwärzungen in dem erfolgten Umfang erforderlich waren, und die berufliche Veranlassung der Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen (FG Hamburg, Urteil vom 13.11.2024, 3 K 111/21, Revision unter Az. VIII R 35/24).

STEUERRAT: Letztlich kann festgehalten werden, dass Berufsgeheimnisträger in Fahrtenbüchern Anonymisierungen vornehmen dürfen. Man darf es aber nicht so sehr auf die Spitze treiben, dass sich Zweifel an der ordnungsgemäßen Fahrtenbuchführung nahezu aufdrängen. Grundlos vorgenommene Anonymisierungen sind jedenfalls nicht zulässig. Vielleicht wird der BFH das Thema im jetzigen Revisionsverfahren weiter vertiefen. Wer bis dahin nicht warten kann oder will, sollte eventuell zwei identische Fahrtenbücher führen, und zwar einmal mit und ein weiteres Mal ohne Schwärzungen. Letzteres wird nur auf ausdrückliches, gegebenenfalls richterliches Verlagen vorgelegt. Ob der mögliche steuerliche "Ertrag" den Aufwand rechtfertigt, mag jeder für sich entscheiden.

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Steuertipp der Woche vom 10.11.2025