Die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) zwischen inländischen Unternehmern gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Der Gesetzgeber hat zwar Übergangsregelungen bis 2028 geschaffen, das heißt, nicht jeder Unternehmer muss jetzt schon verpflichtend E-Rechnungen erteilen. ABER: Inländische Unternehmer müssen trotz der Übergangsfristen seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dies ist vor allem erforderlich, weil sonst der Vorsteuerabzug verloren gehen kann. WICHTIG: Empfangene E-Rechnungen sind nicht nur inhaltlich zu prüfen, also zum Beispiel daraufhin, ob die Leistungsbeschreibung korrekt ist. Vielmehr müssen E-Rechnungen auch technisch geprüft ("validiert") werden. Und diese Pflicht gilt unabhängig von eventuellen Übergangsregelungen bereits heute für jeden Unternehmer. AKTUELL hat das Bundesfinanzfinanzministerium umfassend zur Validierung von E-Rechnungen Stellung genommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243). Danach gilt unter anderem:- E-Rechnungen müssen in einem bestimmten Format, also einer digitalen Struktur, erstellt werden. Dieses Format muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Ob eine Rechnung die entsprechenden Anforderungen erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validierungssoftware überprüft werden.
- Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten sein. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei).
- Rechnungsempfänger sind gehalten, eine E-Rechnung daraufhin zu prüfen, ob so genannte Formatfehler, Geschäftsregelfehler oder inhaltliche Fehler vorliegen.
- Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt.
- Geschäftsregelfehler liegen beispielsweise vor, wenn gegen logische Abhängigkeiten in der Rechnungsdatei verstoßen wird oder Informationen zueinander in Widerspruch stehen. Beispiel: Der Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein.
- Inhaltsfehler liegen vor, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (korrekter Rechnungsempfänger, richtige und vollständige Leistungsbeschreibung etc.) verstoßen wird.
- Formatfehler und Inhaltsfehler sind nicht verzeihlich und führen zu einem Verlust des Vorsteuerabzuges beim Rechnungsempfänger. Bei Geschäftsregelfehlern gilt dies - von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen - gleichermaßen. Allerdings dürften Format- und Geschäftsregelfehler, wenn sie denn entstanden sind, bei der technischen Validierung auffallen. Ein Unternehmer kann sich daher auch auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Inhaltsfehler hingegen lassen sich nicht unbedingt durch eine technische Validierung erkennen. Hier ist also nach wie vor eine "händische" Prüfung angebracht.
STEUERRAT: Zur Validierung von E-Rechnungen gibt es zunehmend entsprechende Tools, die zum Teil sogar kostenlos angeboten werden. So hat die Finanzverwaltung zum Beispiel unter https://erechnungsvalidator.service-bw.de/ eine Möglichkeit zur Validierung von E-Rechnungen geschaffen. Dort besteht zudem die Möglichkeit, den detaillierten Prüfbericht herunterzuladen, um ihn anschließend abzuspeichern. Dieser sollte neben der Rechnung mindestens acht Jahre, besser noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
STEUERRAT: Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer, ein Verein oder ein Vermieter ist. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich. Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung (Papierrechnung, PDF-Rechnung) durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z.B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
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