Der Beginn des Jahres ist der Zeitpunkt, zu dem jeder GmbH-Gesellschafter bzw. GmbH-Geschäftsführer die Satzung der Gesellschaft und seinen Anstellungsvertrag daraufhin überprüfen sollte, ob Anpassungen erforderlich sind. Denn Vereinbarungen zwischen Gesellschaftern und "ihrer" GmbH müssen stets im Vorhinein getroffen werden. Rückwirkende Vereinbarungen werden von der Finanzverwaltung oft verworfen und führen zu verdeckten Gewinnausschüttungen. Noch schlimmer sind rückdatierte Vereinbarungen. Diese sind ohnehin unzulässig und können von der Finanzverwaltung mittlerweile auch leicht entlarvt werden. Denn im Zeitalter des digitalen Belegwesens und der "revisionssicheren" Abspeicherung können die Finanzbeamten feststellen, wann Verträge tatsächlich abgeschlossen oder geändert worden sind. Also: Finger weg von Rückdatierungen.Überprüft werden sollten nun insbesondere die Höhe des Gehalts, der Tantieme und anderer variabler Gehaltsbestandteile sowie des Urlaubs - und Weihnachtsgeldanspruchs. Sofern ein Pensionsanspruch besteht, sollte auch dieser auf seine Angemessenheit hin überprüft werden. Zudem wäre nachzuschauen, ob die Klausel zur Nutzung eines Dienstwagens für den Gesellschafter-Geschäftsführer noch passt. Beispielsweise finden sich in GmbH-Satzungen häufig Formulierungen, nach denen einem Geschäftsführer ein Fahrzeug der oberen Mittelklasse zusteht, aufgrund des Firmenerfolgs aber ein Fahrzeug einer höheren Kategorie genutzt wird.
Warnen möchten wir vor umsatzabhängigen Tantiemen. Verständlicherweise besteht immer wieder der Wunsch, auch dem Gesellschafter-Geschäftsführer eine Vergütung zu zahlen, die sich nach dem Umsatz richtet. Doch Vorsicht: Diese wird nur in ganz wenigen Ausnahmefällen anerkannt. Also vereinbaren Sie lieber eine Tantieme, die sich am Gewinn orientiert. Der erfolgsabhängige Bestandteil sollte nicht höher sein als ¼ der Gesamtvergütung, das heißt das Verhältnis von Festgehalt zu variablem Gehalt sollte bei 75 zu (max.) 25 liegen.
Natürlich muss die "Gesamtausstattung" eines Gesellschafter-Geschäftsführers noch angemessen sein. Orientieren Sie sich daher an branchenüblichen bzw. betriebsinternen Werten oder an Zahlen aus Vergleichsstudien. Zudem darf sie nicht zu einer so genannten Gewinnabsaugung führen, das heißt, der Gesellschaft muss nach Abzug des Geschäftsführergehalts noch ein angemessener Gewinn verbleiben. Die Finanzverwaltung fordert hier zuweilen einen verbleibenden Gewinn der GmbH von 50 Prozent nach Abzug des bzw. der Geschäftsführergehälter. Bei stark personenbezogenen GmbHs und insbesondere bei Freiberufler-GmbHs darf der verbleibende Gewinn aber auch unter
50 Prozent liegen.
Zu guter Letzt sei auf die Verrechnungskonten hingewiesen. Diese sind ein beliebtes Mittel, um Zahlungen zwischen GmbH und Gesellschafter abzuwickeln und um nicht bei jeder Kleinigkeit einen Darlehensvertrag abschließen zu müssen. Leider zeigt die Praxis, dass der Umgang mit den Verrechnungskonten recht fahrlässig erfolgt. Beispielsweise werden diese nicht oder nicht angemessen verzinst oder die Rückzahlung wird mehr oder weniger ins Belieben gestellt. Der Jahresanfang ist ein guter Zeitpunkt, um die Verrechnungskonten unter die Lupe zu nehmen.
STEUERRAT: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein nicht angemessen verzinstes Verrechnungskonto zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führt. Der angemessene Zinssatz, auf den die GmbH verzichtet und in dessen Höhe die verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt, ist zu schätzen. Hat die GmbH selbst keine Kredite aufgenommen, ist sie also schuldenfrei, so ist der Zinssatz innerhalb einer Marge zu schätzen, deren Untergrenze die banküblichen Habenzinsen und deren Obergrenze die banküblichen Sollzinsen bilden (BFH-Urteil vom 22.2.2023, I R 27/20; vgl. SteuerSparbrief Juli-August 2023).
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