Im Berufsleben ist es üblich, seine Geschäftspartner in einem Restaurant zum Essen einzuladen. Derartige Bewirtungskosten können Sie grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehen, allerdings nur mit 70 Prozent der Aufwendungen. Zudem sind für den Abzug bestimme Formvorschriften zu beachten; insbesondere muss ein ordentlicher Bewirtungsbeleg vorhanden sein. AKTUELL hat das Bundesfinanzministerium seinen Erlass zum Abzug von Bewirtungskosten überarbeitet - und zwar insbesondere zur Ausstellung von digitalen Rechnungen und zu Eigenbelegen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, IV C 6 - S 2145/00026/005/033). Die wesentlichen Punkte des BMF-Schreibens werden nachfolgend vorgestellt. Die Ausführungen betreffen nicht nur Gewerbetreibende und Freiberufler, sondern auch Arbeitnehmer, die ihrerseits die strengen Voraussetzungen beachten müssen, damit ihr Chef steuerlich nicht in die Röhre schaut. Und zuweilen übernehmen Arbeitnehmer auch selbst die Kosten für eine Bewirtung; auch dann ist das BMF-Schreiben von Interesse.1. Rechnung bis 250 EUR
Rechnungen bis 250 EUR gelten als Kleinbetragsrechnungen. Allerdings müssen auch diese Rechnungen zahlreiche Anforderungen erfüllen, damit der Rechnungsempfänger im Anschluss die Bewirtungskosten steuerlich gelten machen kann. Aus der Rechnung müssen sich der Name und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs ergeben. Die Rechnung muss zudem das Ausstellungsdatum enthalten. Wichtig ist im Übrigen die vollständige Leistungsbeschreibung. Das heißt, die in Anspruch genommenen Speisen und Getränke müssen im Einzelnen bezeichnet und mit Preisen aufgeführt sein.
STEUERRAT: Die Angabe "für Speisen und Getränke" und eine Gesamtsumme reichen nicht aus. Buchstaben, Zahlen oder Symbole genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bezeichnungen wie zum Beispiel "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.
In der Rechnung muss für den Betriebsausgabenabzug der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum, etwa in der Form "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen aber nicht aus.
Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, kann der Nachweis kann auch dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittiert wird.
STEUERRAT: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Prüfen Sie, dass Sie auch tatsächlich den Endbeleg erhalten haben und nicht etwa eine "Zwischenrechnung", einen "Kellnerbeleg" oder Ähnliches. Nur der endgültige Beleg wird vom Finanzamt anerkannt.
2. Rechnungen über 250 EUR
Zunächst gelten die obigen Aussagen auch für Rechnungen über 250 EUR. Allerdings kommen noch einige Anforderungen hinzu, damit der Betriebsausgabenabzug möglich ist:
- Die Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs enthalten.
- Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist.
- Die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.
STEUERRAT: Zwar verlangt das aktuelle BMF-Schreiben nur den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen, es empfiehlt sich aber, auch die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers aufzunehmen. Dies ist für den Vorsteuerabzug erforderlich (§ 14 Abs. 4, § 15 UStG).
STEUERRAT: Bislang hieß es von Seiten der Finanzverwaltung: "Es bestehen jedoch bei einem Rechnungsbetrag über 250 EUR keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt." (BMF-Schreiben vom 30.6.2021, BStBl 2021 I S. 908). Diese Vereinfachung gilt nun nicht mehr! Name (und Anschrift) des Leistungsempfängers sind also schon bei Erstellung der Rechnung zu erfassen.
3. Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs im Zeitalter der Digitalisierung
Elektronische Registrierkassen unterliegen besonderen Aufzeichnungs- und Sicherungspflichten, um Manipulationen zu vermeiden. Und die so genannte Kassensicherungsverordnung verlangt, dass ausgegebene Belege eine Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten müssen.
STEUERRAT: Verwendet die Gaststätte ein elektronisches Aufzeichnungssystem, also eine digitale Registrierkasse, werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Achten Sie also darauf, dass Ihnen ausschließlich solche Rechnungen ausgestellt werden. Handschriftlich erstellte oder maschinell - außerhalb einer TSE - erzeugte Belege erfüllen die Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug nicht, wenn der Gastronomiebetrieb über eine digitale Registrierkasse verfügt. Um es deutlich zu sagen: Die ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen, wenn die genannten Voraussetzungen nicht eingehalten werden.
Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung bis 250 EUR gilt der entsprechende Registrierkassenbeleg, der die obigen Angaben enthält, als ordnungsmäßige "sonstige Rechnung" und ermöglicht den Betriebsausgabenabzug. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 EUR wird es komplizierter, denn hier kommen nun auch die Modalitäten der E-Rechnung ins Spiel:
- Zunächst gilt, dass dem Leistungsempfänger auch eine Rechnung in Form eines Kassenbelegs der Registrierkasse ausgestellt werden kann. Doch dieser Beleg allein ermöglicht noch nicht den Betriebsausgabenabzug, denn wie oben ausgeführt, muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Daher muss er sofort oder im Anschluss eine Rechnung erhalten, die alle erforderlich Angaben enthält. Gegebenenfalls muss der Gastronom also die erste Rechnung nachträglich durch eine weitere Rechnung berichtigen bzw. ersetzen. Ist der Gastronom noch nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen, kann er dem Kunden etwa auch eine PDF-Rechnung mit den erforderlichen Rechnungsangaben zukommen lassen und dabei gegebenenfalls die Ursprungsrechnung korrigieren. Wichtig ist bei einer späteren Rechnung, dass deutlich wird, dass die erste Rechnung berichtigt wird, denn sonst läuft der Rechnungsaussteller Gefahr, die Umsatzsteuer zweimal zu schulden.
- Erstellt der Gastronom bereits freiwillig E-Rechnungen, also Rechnungen in einem strukturierten Format, oder ist er sogar schon dazu verpflichtet, so ist es für den Betriebsausgabenabzug erforderlich, dass die erste Rechnung, also der Registrierkassenbeleg, nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Der Empfänger wird dem Gastronomen dazu üblicherweise seine Email-Adresse nennen. Ab dem 1.1.2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 EUR verpflichtet, E-Rechnungen an andere Unternehmer auszustellen, ab dem 1.1.2028 gilt das für alle Unternehmen. Ausnahmen gelten auch über 2028 hinaus für Kleinbetragsrechnungen.
Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsmäßig erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden.
STEUERRAT: Werden für Gäste eines Betriebs Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Betriebs in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.
4. Der Beleg des Bewirtenden (Bewirtungsbeleg, Eigenbeleg)
Neben der Gaststättenrechnung sind Angaben zur Bewirtung zu machen. Dies geschieht bislang üblicherweise auf der Rückseite der Rechnung, die insoweit bereits als Bewirtungsbeleg ausgestaltet ist oder es ist ein zusätzlicher Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) zu erstellen. Dieser ist an die Gaststättenrechnung anzuheften. Auf der Rechnungsrückseite oder dem Eigenbeleg genügen Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
STEUERRAT: Den Bewirtungsbeleg müssen Sie möglichst zeitnah nach der Bewirtung erstellen und eigenhändig unterschreiben. Die Teilnehmer - und dazu gehören auch Sie als Bewirtender - sind einzeln mit Namen anzugeben. Den Anlass der Bewirtung müssen Sie konkret benennen und dabei den geschäftlichen oder beruflichen Bezug darlegen. Allgemeine Angaben wie "Arbeitsgespräch", "Infogespräch" oder "Hintergrundgespräch" genügen nicht.
SERVICE: Hier finden Sie den Vordruck Bewirtungskosten (PDF), den Sie jeweils ausfüllen und der Gaststättenrechnung beifügen sollten.
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Rechnungen aber immer häufiger digital an den Kunden übermittelt und von diesem in dessen Buchführung unmittelbar digital weiterverarbeitet. Oder die Buchhaltung des Arbeitgebers verlangt (auch) einen digitalen Eigenbeleg. Und dann werden seitens der Finanzverwaltung auch an den Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) strenge Anforderungen gestellt, um den Abzug der Bewirtungskosten zu erreichen:
- Der Eigenbeleg kann vom Steuerpflichtigen zwar digital erstellt oder digitalisiert werden. Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss aber digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden.
- Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode oder sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem) ist zulässig.
STEUERRAT: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, so gelten die erforderlichen Angaben als nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Darauf weist das BMF ausdrücklich hin.
Das heißt also: Die Finanzverwaltung akzeptiert ein - rein digitales - Verfahren nicht nur für die Rechnung des Bewirtungsbetriebs, sondern auch für den Eigenbeleg, also den Bewirtungsbeleg. Allerdings muss ein digitalisierter Eigenbeleg wiederum digital mit der Bewirtungsrechnung verknüpft werden. Vereinfacht ausgedrückt lautet die Formel: Einmal digital - immer digital. Außerdem muss dann gewährleistet sein, dass die Angaben im Nachhinein nicht geändert werden können. Zumindest muss eine solche Änderung dokumentiert werden. In der Regel bedarf es bei einer digitalen Verarbeitung folglich eines Dokumentenmanagementsystems.
5. Bewirtungen im Ausland
Es wird für den steuerlichen Abzug und die entsprechenden Voraussetzungen nicht danach unterschieden, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die obigen Anforderungen sind also grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen.
STEUERRAT: Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.
6. Gesonderte Aufzeichnung der Bewirtungskosten
Bewirtungskosten müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass die Bewirtung anlässlich von Netzwerkveranstaltungen, neudeutsch "Networking", als Bewirtung aus geschäftlichem Anlass gilt. Die Kosten sind daher lediglich zu 70 Prozent abziehbar - und auch nur dann, wenn die Aufzeichnungspflichten beachtet wurden (Urteil vom 17.10.2023, 6 K 6089/20; vgl. SteuerSparbrief Oktober 2024).
7. Bewirtung aus einem allgemeinen betrieblichen Anlass
Von der Bewirtung von Geschäftsfreunden abzugrenzen ist die Bewirtung aus einem "allgemeinen betrieblichen Anlass". Das ist üblicherweise die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern bei dienstlichen Veranstaltungen. In diesem Fall sind die Kosten zu 100 Prozent absetzbar. Ein voller Abzug ist auch möglich, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken gar nicht im Vordergrund steht (R 4.10 Abs. 7 EStR).
8. Umsatzsteuer
Die ertragsteuerliche Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs auf 70 Prozent gilt nicht für das Umsatzsteuerrecht. Der Vorsteuerabzug aus Bewirtungsrechnungen wird zu 100 Prozent gewährt. Allerdings gelten die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Rechnung ebenso bzw. sind sogar noch strenger, da die Rechnungen den Vorgaben der §§ 14, 14a UStG entsprechen müssen.
STEUERRAT: Eine E-Rechnung sollten Sie nicht nur inhaltlich, sondern unbedingt - auch - technisch prüfen, denn für den Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass das Format (das heißt die "technische Struktur") den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Zur Validierung von E-Rechnungen gibt es zunehmend entsprechende Tools, die zum Teil sogar kostenlos angeboten werden. So hat die Finanzverwaltung zum Beispiel unter https://erechnungsvalidator.service-bw.de/ eine Möglichkeit zur Validierung von E-Rechnungen geschaffen. Dort besteht zudem die Möglichkeit, den detaillierten Prüfbericht herunterzuladen, um ihn anschließend abzuspeichern. Dieser sollte neben der Rechnung mindestens acht Jahre, besser noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Weitere Informationen: