Umsatzsteuer: Elektronische Rechnung für B2B-Geschäfte bald Pflicht

Derzeit ist im Umsatzsteuergesetz der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (eRechnung) geregelt. Ausstellung und Empfang einer eRechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich (§ 14 UStG). Ab dem 1.1.2025 wird der Vorrang der Papierrechnung aber gestrichen und die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen eingeführt - dies sieht das nunmehr beschlossene Wachstumschancengesetz vor. Die Ausstellung einer eRechnung ist nicht von einer Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Allerdings gibt es verschiedene Übergangsregelungen. Im Einzelnen: 

Grundsätze

Ab dem 1.1.2025 wird unterschieden zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen. Die neuen Definitionen gelten bereits ab dem 1.1.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung de facto erst später greift.

• Als elektronische Rechnung gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und damit der Norm EN16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen. Doch auch dann muss das Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).
• Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Geregelt wird auch, wann die Verwendung einer "sonstigen Rechnung" möglich bleibt (§ 14 Abs. 2 UStG).

Die obligatorische eRechnung betrifft nur inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich ("B2B-Geschäfte"). Also werden in Deutschland ansässige Unternehmer für ihre steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere in Deutschland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden. Nicht von dieser Verpflichtung betroffen sind Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher.

Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 vorgesehen:

• Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, kann statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Bei Ausstellung einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf es jedoch der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2027 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
• Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2026 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels dem elektronischen Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird (so genannte EDI-Rechnung). Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 1.1.2025. Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen damit - trotz der genannten Übergangsfristen - praktisch bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung verpflichtend. So können z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, also z.B. in Papierform oder als PDF-Dokument (§ 33 Abs. 4 UStDV). Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Pflicht zur Prüfung von empfangenen E-Rechnungen

Die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) zwischen inländischen Unternehmern gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Der Gesetzgeber hat zwar Übergangsregelungen bis 2028 geschaffen, das heißt, nicht jeder Unternehmer muss jetzt schon verpflichtend E-Rechnungen erteilen. ABER: Inländische Unternehmer müssen trotz der Übergangsfristen seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dies ist vor allem erforderlich, weil sonst der Vorsteuerabzug verloren gehen kann. WICHTIG: Empfangene E-Rechnungen sind nicht nur inhaltlich zu prüfen, also zum Beispiel daraufhin, ob die Leistungsbeschreibung korrekt ist. Vielmehr müssen E-Rechnungen auch technisch geprüft ("validiert") werden. Und diese Pflicht gilt unabhängig von eventuellen Übergangsregelungen bereits heute für jeden Unternehmer.

AKTUELL hat das Bundesfinanzfinanzministerium umfassend zur Validierung von E-Rechnungen Stellung genommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243). Danach gilt unter anderem:

• E-Rechnungen müssen in einem bestimmten Format, also einer digitalen Struktur, erstellt werden. Dieses Format muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Ob eine Rechnung die entsprechenden Anforderungen erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validierungssoftware überprüft werden.
• Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten sein. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei).
• Rechnungsempfänger sind gehalten, eine E-Rechnung daraufhin zu prüfen, ob so genannte Formatfehler, Geschäftsregelfehler oder inhaltliche Fehler vorliegen.
• Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt.
• Geschäftsregelfehler liegen beispielsweise vor, wenn gegen logische Abhängigkeiten in der Rechnungsdatei verstoßen wird oder Informationen zueinander in Widerspruch stehen. Beispiel: Der Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein.
• Inhaltsfehler liegen vor, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (korrekter Rechnungsempfänger, richtige und vollständige Leistungsbeschreibung etc.) verstoßen wird.
• Formatfehler und Inhaltsfehler sind nicht verzeihlich und führen zu einem Verlust des Vorsteuerabzuges beim Rechnungsempfänger. Bei Geschäftsregelfehlern gilt dies - von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen - gleichermaßen. Allerdings dürften Format- und Geschäftsregelfehler, wenn sie denn entstanden sind, bei der technischen Validierung auffallen. Ein Unternehmer kann sich daher auch auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Inhaltsfehler hingegen lassen sich nicht unbedingt durch eine technische Validierung erkennen. Hier ist also nach wie vor eine "händische" Prüfung angebracht.

STEUERRAT: Zur Validierung von E-Rechnungen gibt es zunehmend entsprechende Tools, die zum Teil sogar kostenlos angeboten werden. So hat die Finanzverwaltung zum Beispiel unter https://erechnungsvalidator.service-bw.de/ eine Möglichkeit zur Validierung von E-Rechnungen geschaffen. Dort besteht zudem die Möglichkeit, den detaillierten Prüfbericht herunterzuladen, um ihn anschließend abzuspeichern. Dieser sollte neben der Rechnung mindestens acht Jahre, besser noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

STEUERRAT: Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer, ein Verein oder ein Vermieter ist. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich. Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung (Papierrechnung, PDF-Rechnung) durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z.B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.