Selbstständige

In dieser Rubrik finden Sie steuerliche Informationen für Gewerbetreibende, Freiberufler und andere Selbstständige. Sie erfahren unter anderem, wie Sie Ihren Gewinn optimal ermitteln und worauf Sie bei der Umsatzsteuer achten müssen. Denn Fehler können gerade bei Selbstständigen sehr teuer werden.

Was gibt es Neues für Selbstständige?

Einen Überblick über die Änderungen 2021 finden Sie: hier
Einen Überblick über die Änderungen 2020 finden Sie:
hier

Einen Überblick über die Änderungen 2019 finden Sie: hier
Grundsätzlich müssen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Wirtschaftsgütern mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr auf die Jahre der Nutzung verteilt, d.h. abgeschrieben, werden. Absetzbar ist dann jedes Jahr die sog. "Absetzung für Abnutzung" (AfA). Eine Ausnahme aber gilt für geringwertige Wirtschaftsgüter, wobei besondere Abschreibungsregeln für Selbstständige anzuwenden sind (§ 6 Abs. 2 und 2a EStG).

Alles wird digital: Nicht nur die laufenden Geschäftsprozesse, auch der Empfang und die Ausfertigung von Rechnungen, die Bestellung von Waren sowie das komplette Rechnungswesen sind ohne elektronische Unterstützung heutzutage nicht mehr denkbar. Die Finanzverwaltung hat darauf reagiert und ihre Regeln für die digitale Buchführung überarbeitet. Seit Anfang 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“. Mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) sind die GoBD erneut überarbeitet worden. Erfahren Sie nachfolgend, welche Regeln Sie einhalten müssen, damit Ihr Rechnungswesen den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Vorweg sein darauf hingewiesen, dass die Regeln weitestgehend auch für Einnahmen-Überschussrechner gelten. 

Fahrzeuge, die "übers Geschäft laufen" und privat mitgenutzt werden, bereiten in der Steuererklärung allerlei Kopfzerbrechen. Zwar können sämtliche Kosten des Fahrzeugs als Betriebsausgaben abgesetzt werden, doch für die nichtbetriebliche Nutzung muss eine Korrektur vorgenommen werden. So ist zum einen für die private Nutzung ein Entnahmewert als Betriebseinnahmen zu versteuern, zum anderen müssen für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb die Betriebsausgaben gekürzt und um die Entfernungspauschale erhöht werden. Hier erfahren Sie dazu alle Einzelheiten.

Lohnt sich der Kauf eines umweltschonenden Elektrofahrzeugs? Diese Frage stellen sich Arbeitgeber, wenn sie ihren Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen wollen, und Unternehmer, wenn sie für sich einen Betriebs-Pkw anschaffen wollen. Bei Elektrofahrzeugen und Hybridelektrofahrzeugen ist der Preis derzeit noch deutlich höher als für Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor. Zwecks Verbreitung solcher Fahrzeuge gibt es aber steuerliche Vergünstigungen.

Veräußern Sie ein Kfz, das zum steuerlichen Betriebsvermögen gehört, müssen Sie den Veräußerungsgewinn versteuern. Das ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem gesamten Verkaufserlös und dem Buchwert. Dabei spielt es keine Rolle, dass Sie den Firmenwagen zuvor vielleicht zu 40, 50 oder 60 Prozent privat genutzt haben und sich die Abschreibungen (AfA) für das Fahrzeug in diesem Umfang gar nicht steuerlich ausgewirkt haben. Es bleibt dabei, dass der Veräußerungsgewinn stets voll zu versteuern ist.

Viele Unternehmen werden als Personenhandelsgesellschaft betrieben, zumeist in der Rechtsform der OHG, KG oder GmbH & Co. KG. Nach wie vor haben diese Rechtsformen ihre Berechtigung, zumal sie gegenüber Kapitalgesellschaften zahlreiche Vorteile bieten. So unterliegen sie in vielerlei Hinsicht nicht den strengen Regularien von Kapitalgesellschaften. Steuerlich sind sie indes nicht immer die beste Wahl. Doch ab 2022 gibt es ein Wahlrecht: Personenhandelsgesellschaften und auch Partnerschaftsgesellschaften haben dann die Möglichkeit, für steuerliche Zwecke wie eine Kapitalgesellschaft behandelt zu werden.

Was alles muss auf einer Rechnung stehen? Diese Frage stellt sich dem Unternehmer, der einerseits Rechnungen ausstellt und andererseits Rechnungen erhält. Denn der Rechnungsempfänger darf die ausgewiesene Umsatzsteuer nur dann als Vorsteuer von seiner Steuerschuld abziehen, wenn die Rechnung bestimmte Anforderungen erfüllt. Diese Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung wurden zum 1.1.2004 verschärft und gelten nach einer Übergangszeit ab 1.7.2004 verbindlich.

Wer einen Betrieb der Land- und Forstwirtschaft, einen gewerblichen Betrieb oder eine Betriebstätte eröffnet, hat dies nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck der Gemeinde mitzuteilen, in der der Betrieb oder die Betriebstätte eröffnet wird. Die Gemeinde unterrichtet dann das zuständige Finanzamt von dem Inhalt der Mitteilung. Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, hat dies direkt dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen (§ 138 Abs. 1 AO). Bei der Anzeige seiner Betriebseröffnung oder der Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit wird der Steuerpflichtige vom Finanzamt im Regelfall dazu aufgefordert, das Formular "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" auszufüllen und darin weitere Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse zu erteilen. Bisher wird dieses Formular meist in Papierform ausgefüllt und kann daher vom Finanzamt nicht maschinell verarbeitet werden. AKTUELL sind ab dem 1.1.2021 Bürger, die einen Betrieb eröffnen oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, verpflichtet, die Auskünfte zu erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnissen in einem vorgeschrieben Format innerhalb eines Monats elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln (§ 138 Abs. 1b AO, geändert durch das "Dritte Bürokratieentlastungsgesetz" vom 22.11.2019). Zwar trat die Neuregelung bereits zum 1.1.2020 in Kraft, doch anzuwenden ist sie erst ab dem 1.1.2021 (BMF-Schreiben vom 4.12.2020, IV A 5 -O 1561/19/10003).

Wer selbstständig tätig ist und seinen Betrieb veräußert oder aufgibt, muss einen Veräußerungs- oder Aufgabegewinn versteuern. Dieser ist zwar unter bestimmten Voraussetzungen - wie zum Beispiel der Vollendung des 55. Lebensjahres - steuerlich begünstigt, wird aber vielfach dennoch zu einer hohen Steuerbelastung führen. Hat der Betriebsinhaber ein häusliches Arbeitszimmer im Eigenheim genutzt, und gehörte das Zimmer zum steuerlichen Betriebsvermögen, ist auch insoweit ein Aufgabegewinn anzusetzen.

Geschenke sind Sach- und Geldzuwendungen ohne rechtliche Verpflichtung und ohne Gegenleistung. Im Geschäftsleben werden sie allerdings gegeben, um die Geschäftsbeziehungen zu fördern. Auch Arbeitnehmer können in bestimmten Fällen Geschenke machen - und dabei das Finanzamt an den Kosten beteiligen.

Seit dem 1.1.2001 gelten für die allgemein verwendbaren Anlagegüter neue Abschreibungstabellen. Dabei wurde die steuerlich maßgebliche Nutzungsdauer für zahlreiche Wirtschaftsgüter teilweise drastisch verlängert.

Schon seit Jahren müssen Umsatzsteuer-Voranmeldung, Antrag auf Dauerfristverlängerung, Anmeldung der Sondervorauszahlung und Lohnsteueranmeldung elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Für das Steuerjahr 2011 ist für Selbstständige auch die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuererklärung und der Einkommensteuererklärung verpflichtend. Ab 2013 dürfen sämtliche elektronischen Übermittlungen nur noch mit Authentifizierung vorgenommen werden.

Bei Selbstständigen und Freiberuflern stellt sich immer wieder die Frage, ob Beiträge zu Versicherungen als Betriebsausgaben absetzbar sind und Versicherungsleistungen im Schadensfall als Betriebseinnahmen versteuert werden müssen.

Ein Ehegatten-Arbeitsverhältnis, das wie unter Fremden durchgeführt wird, ist vom Finanzamt anzuerkennen. Zum "Fremdvergleich" gehören üblicherweise ein schriftlicher Arbeitsvertrag, eine pünktliche Zahlung des vereinbarten Arbeitslohns auf ein eigenes Konto des angestellten Ehepartners und die Erfüllung aller lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten. Aktuell hat der Bundesfinanzhof aber entschieden, dass die Führung von Arbeitszeitnachweisen für die Anerkennung des Arbeitsverhältnisses nicht zwingend erforderlich ist. Eine fehlende Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit allein dürfe nicht zur Aberkennung des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses führen (BFH-Urteil vom 18.11.2020, VI R 28/18).

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie für diese neben den Sozialabgaben auch noch zwei Umlagen an die Krankenkasse zahlen: die Umlage U1 für den Krankheitsfall und die Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen. Davon profitieren Sie aber dann, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin krank wird, zur Kur muss oder ein Kind kriegt. Geregelt ist diese sog. "Entgeltfortzahlungsversicherung" seit 2006 im Aufwendungsausgleichsgesetz, das das bisherige Lohnfortzahlungsgesetz ersetzt.

Wenn kleine und mittlere Betriebe in den kommenden drei Jahren Investitionen planen, können sie schon heute Steuern sparen: Sie dürfen einen Investitionsabzugsbetrag von 40 Prozent (bis 2019) bzw. 50 Prozent (ab 2020) der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten in der Gewinnermittlung abziehen. Die vorgezogene Steuerersparnis soll die Finanzierung erleichtern (§ 7g Abs. 1 bis 4 EStG).

Kleine und mittlere Betriebe können unter bestimmten Voraussetzungen für neue bewegliche abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Jahr der Anschaffung und in den folgenden vier Jahren neben der normalen Abschreibung Sonderabschreibungen bis zu 20 % der Anschaffungskosten geltend machen (§ 7g Abs. 5 und 6 EStG).

Wer Lieferungen im EU-Binnenmarkt durchführt, benötigt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wer sie besitzt, kann steuerfrei in einen anderen EU-Mitgliedstaat liefern, wenn auch der Erwerber eine gültige USt-IdNr. besitzt (§ 27a UStG). Aber auch ohne innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe empfiehlt sich die Beantragung einer USt-IdNr. - und zwar für die Angabe auf Rechnungen.

Hinsichtlich der umsatzsteuerrechtlichen Behandlung von (teil-)unternehmerisch verwendeten Fahrzeugen gilt Folgendes (BMF-Schreiben vom 5.6.2014, BStBl. 2014 I S. 896).

Für Selbstständige, deren Umsätze bestimmte Grenzen nicht überschreiten, gibt es in Sachen Umsatzsteuer eine wesentliche Erleichterung: die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).

Werden Wirtschaftsgüter in ein Betriebsvermögen eingelegt, die vorher im Privatvermögen zur Erzielung von Überschusseinkünften (nichtselbstständige Arbeit, Vermietung und Verpachtung) genutzt wurden, wird die Bemessungsgrundlage für die AfA ab 2011 anders ermittelt (§ 7 Abs. 1 Satz 5 EStG). Die Einzelheiten erläutert das BMF-Schreiben vom 27.10.2010 (DStR 2010 S. 2304).

Arbeitslose Arbeitnehmer können bei ihrem Weg aus der Arbeitslosigkeit in die Selbstständigkeit eine Förderung von der Agentur für Arbeit erhalten: den Gründungszuschuss. Ab 2012 werden die Förderbedingungen verschärft und die Förderung eingeschränkt (§§ 93, 94 SGB III).

Die äußerst vorteilhafte Möglichkeit der freiwilligen Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung für Existenzgründer, Selbstständige, Freiberufler, Pflegepersonen und Arbeitnehmer mit einer Beschäftigung außerhalb der EU lief Ende 2010 aus. Diese Möglichkeit wird aber seit 2011 unbefristet fortgeführt, allerdings zu geänderten Bedingungen. Geregelt ist dies im "Gesetz für bessere Beschäftigungschancen am Arbeitsmarkt" (§ 28a SGB III).