Häusliches Arbeitszimmer: Wie weit gehen die Aufzeichnungspflichten?

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung dürfen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann pauschal ein Betrag von 1.260 EUR (Jahrespauschale) abgezogen werden. Es muss aber ein "echtes" häusliches Arbeitszimmer vorliegen, also ein abgeschlossener Raum vorhanden sein, der so gut wie ausschließlich betrieblich bzw. beruflich genutzt wird. Ist das Arbeitszimmer zwar nicht der Mittelpunkt, steht für die betriebliche und berufliche Tätigkeit aber dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können die Arbeitszimmerkosten mit einer Tagespauschale von 6 EUR pro Tag, maximal 1.260 EUR im Jahr, abgesetzt werden. Das ist der klassische "Lehrer-Fall". Selbstständige müssen darüber hinaus Folgendes beachten: Nach § 4 Abs. 7 EStG dürfen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet werden. Beim Abzug der Jahrespauschale bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht (BMF 15.8.2023, BStBl 2023 I S. 1551).

AKTUELL hat der Bundesfinanzhof entschieden: Der Aufzeichnungspflicht gemäß § 4 Abs. 7 EStG für Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers wird in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur genügt, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden (BFH-Urteil vom 24.3.2026, VIII R 6/24).

• Der Fall: Ein Freiberufler ermittelte seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Für seine Tätigkeit nutzte er ein häusliches Arbeitszimmer. Die Belege für die Aufwendungen, die mit dem häuslichen Arbeitszimmer zusammenhingen, hatte er im Laufe des Jahres gesammelt und erst bei Erstellung seiner Steuererklärung zusammengefasst. Dies entspricht nach Ansicht der Richter aber nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer wurden daher - wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht - insgesamt nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt.
• Begründung: Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Verletzung der Aufzeichnungspflicht führt dazu, dass der Betriebsausgabenabzug gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG insgesamt ausgeschlossen ist. Auch in so genannten Bagatellfällen kann von den besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG nicht abgesehen werden.
• Die Aufwendungen müssen einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Hierfür ist eine Aufzeichnung der Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung (bei Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich) oder in einer besonderen Spalte im Rahmen der Ausgabenaufzeichnungen (bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG) erforderlich. Zumindest müssen die Kosten gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Auch eine geordnete Belegsammlung mit unterjährig zusätzlicher periodisch zeitnaher Eintragung der Summen in die entsprechende Spalte eines Journals genügt den Anforderungen. Nur so ist die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet. Eine bloße Belegsammlung reicht nicht indes aus. Auch eine Belegsammlung mit Addition der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums reicht grundsätzlich nicht aus. "Zeitnah bedeutet", dass die Aufzeichnungen regelmäßig innerhalb einer Frist von zehn Tagen vorzunehmen sind. Ausnahmsweise dürfen sie allenfalls einen Monat aufgeschoben werden. Der Kläger ist dieser Pflicht nicht nachgekommen, denn er hat die maßgebenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt.
• Es reicht im Übrigen nicht aus, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahmen-Überschussrechnung ("Anlage EÜR") eingetragen wurden. Denn das Formular hat nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.

STEUERRAT: Das Bundesfinanzministerium lässt in dem o.g. Schreiben vom 15.8.2023 (Rz. 25) folgende Vereinfachungsregelung zu: Es bestehen keine Bedenken, wenn die auf das häusliche Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungsaufwendungen im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstitutes erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Aufwendungen wie z.B. für Wasser- und Energie. Es ist ausreichend, Abschreibungsbeträge einmal jährlich - zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahres - aufzuzeichnen. Der BFH scheint dieser Vereinfachungsregelung aber skeptisch gegenüberzustehen, denn er nimmt dazu mit den Worten Stellung: "Selbst wenn man dem folgen wollte ..." . Zudem weist er ausdrücklich darauf hin, dass diese Regelung beispielsweise nicht für Aufwendungen der Heizungswartung, der Wohngebäudeversicherung, einer Rollladenreparatur oder der Haushaftpflichtversicherung gelten würde. Um es deutlich zu sagen: Würde man zwar der Vereinfachungsregelung des BMF folgen, aber eine der genannten Positionen wie etwa die Wohngebäudeversicherung vergessen, diese also nicht innerhalb von zehn Tagen (bzw. spätestens innerhalb eines Monats) nach Rechnungseingang gesondert erfassen, könnten die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer insgesamt (!) nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

STEUERRAT: Wie erwähnt bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG beim Abzug der Jahrespauschale nicht (BMF-Schreiben vom 15.8.2023, BStBl 2023 I S. 1551, Rz. 26). Der BFH musste sich mit der Rechtmäßigkeit dieser Vereinfachungsregelung allerdings nicht befassen, da es um einen Fall aus dem Jahr 2017 ging.

STEUERRAT: Um Missverständnisse zu vermeiden sei darauf hingewiesen, dass die besonderen Aufzeichnungspflichten nicht für Arbeitnehmer gelten. Aber selbstverständlich müssen auch diese die Kosten zusammenstellen und belegmäßig nachweisen können.

Weitere Informationen: Arbeitszimmer und Homeoffice: Die Regeln ab dem Steuerjahr 2023