Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, müssen den Privatanteil entweder nach der Ein-Prozent- oder nach der Fahrtenbuchmethode versteuern. Bei der Pauschalregelung werden monatlich 1 % des Listenpreises des Kfz als Privatanteil versteuert. Hinzu kommen noch 0,03 % des Kfz-Listenpreises pro Entfernungs-Km und Monat, wenn der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Die Arbeitnehmer können den Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vermeiden, wenn sie ihr Fahrzeug tatsächlich weniger als 15 Tage pro Monat genutzt haben. Sie können dann stattdessen eine Einzelbewertung der Fahrten vornehmen, und zwar mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt zur Tätigkeitsstätte. In Corona-Zeiten ist die oben bezeichnete Einzelbewertung wichtiger denn je, denn viele Arbeitnehmer können ihr Fahrzeug de facto gar nicht für die Fahrten zum Betrieb nutzen, da sie von zuhause aus arbeiten (müssen).

Notieren Sie also, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) Sie das Fahrzeug tatsächlich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) genutzt haben. Ein Wechsel zwischen der "normalen" Pauschalregelung und der Einzelbewertung innerhalb eines Kalenderjahres ist übrigens nicht zulässig. Haben Sie sich für die Einzelbewertung entschieden, müssen Sie diese das ganze Jahr über fortführen.

Wichtig: Der Arbeitgeber ist im Lohnsteuerabzugsverfahren - auf Verlangen des Arbeitnehmers - zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verpflichtet, wenn sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt. Allerdings sind dann die Angaben des Arbeitnehmers zu den tatsächlichen Fahrten zusätzliche Voraussetzung (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, BStBl 2018 I S.592, Tz. 10e).

STEUERRAT:  Arbeitgeber haben zumeist wenig Muße, die Einzelbewertung bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren vorzunehmen, denn sie ist mit viel Arbeit verbunden. Sie verweisen ihre Arbeitnehmer daher üblicherweise auf deren Einkommensteuererklärung. Daher ist ein Trend zu erkennen, entsprechend des genannten BMF-Schreibens die "Tagesregelung", also die Einzelbewertung, per Arbeitsvertrag auszuschließen. Aber: Arbeitnehmer, die mit ihrem Bruttoarbeitslohn noch nicht die Beitragsbemessungsgrenze in der Sozialversicherung erreicht haben, sollten beachten, dass sich eine Korrektur in der Einkommensteuererklärung nicht mehr mindernd auf die Sozialversicherungsbeiträge auswirkt. Es gilt insoweit die Niederschrift über die Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit vom 22.3.2018. Hier heißt es: “Eine steuerrechtliche Minderung des Nutzungswertes im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führt unter Berücksichtigung des in § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV verankerten Grundsatzes nicht zur nachträglichen Beitragsfreiheit der Minderung des Nutzungswertes.” Das bedeutet also: Verzichtet der Arbeitgeber auf die Zugrundelegung der Einzelbewertung, kann der Arbeitnehmer diese zwar im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend machen. Er hat aber keine Möglichkeit, dies auch für Zwecke der Sozialversicherung zu erreichen. Er zahlt dann zu hohe Sozialversicherungsbeiträge.

Wer die Einzelbewertung nutzen will, muss - wie erwähnt - notieren, an welchen Tagen er das Fahrzeug tatsächlich für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Die Finanzverwaltung verlangt eine exakte Datumsangabe bei den Aufzeichnungen (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, BStBl 2018 I S. 592). Doch ist diese wirklich verpflichtend oder kann die Anzahl der Fahrten auch anderweitig geführt werden? AKTUELL hat das Finanzgericht Nürnberg entschieden, dass die Angabe der exakten Daten, an denen der Steuerpflichtige die Arbeitsstätte aufgesucht hat, nicht zwingend erforderlich ist (Urteil vom 23.1.2020, 4 K 1789/18).

Im Urteilsfall ermittelte der Arbeitnehmer die Daten lediglich anhand eines Taschenkalenders, den er zudem - nicht dokumentenecht - nur per Bleistift führte. Doch verlassen sollte man sich auf die Anwendung des Urteils durch die Finanzverwaltung nicht. Auch wenn es mit Arbeit verbunden ist: Arbeitnehmer sollten dem Arbeitgeber und der Finanzverwaltung gegenüber vielmehr möglichst präzise Angaben machen, und zwar mit den exakten Datumsangaben. Dies ist sinnvoller als sich später vor Gericht zu streiten.

HINWEIS: Die Regelung der Einzelbewertung ist nicht bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern für Betriebs-Pkw im Rahmen der Gewinnermittlung anwendbar. Leider hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Selbstständige einer Minderung des Zuschlags von 0,03 % nicht entgehen können. Das heißt: Auch wenn Sie Ihren Firmenwagen tatsächlich nur wenige Male im Monat für eine Fahrt zu Ihrer Betriebsstätte nutzen, müssen Sie 0,03 % des Kfz-Listenpreises pro Entfernungs-Km und Monat versteuern (BFH-Urteil vom 12.6.2018, VIII R 14/15).

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