Laufende Geschäftsprozesse, Rechnungen, die Bestellung von Waren sowie das komplette Rechnungswesen sind heutzutage digital. Die Finanzverwaltung versucht, mit dem Tempo der Digitalisierung Schritt zu halten. Anfang 2015 hat sie daher die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ ins Leben gerufen. Nun hat das Bundesfinanzministerium die GoBD überarbeitet (BMF-Schreiben vom 11.7.2019). Die neuen GoBD gelten erstmals ab 2020. Es wird aber nicht beanstandet, wenn Sie die neuen Regeln auf Besteuerungszeiträume anwenden, die vor dem 1.1.2020 enden. Doch was ist neu?

Die wesentlichen Änderungen betreffen die "bildliche Erfassung von Papierdokumenten." So wird es aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn etwa Reisekostenbelege mittels mobiler Geräte (z.B. Smartphones) direkt erfasst werden, und zwar auch dann, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden. Arbeitnehmer können bei einer Dienstreise im Ausland die Belege folglich abfotografieren und ihrem Arbeitgeber senden, damit dieser auf Grundlage der Fotodateien abrechnet. Die Dateien müssen natürlich archiviert werden.

Neu ist auch, dass Cloud-Systeme - insbesondere für die Rechnungslegung - explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen worden. Wer seine Buchführung also "online" führt, kann dies tun, muss aber die GoBD gleichermaßen beachten. Unternehmer mit einem "Online-Rechnungswesen" sollten unbedingt darauf achten, dass die Server in Deutschland stehen. Ansonsten sind weitere - strenge - Voraussetzungen zu beachten.

Glücklicherweise gibt es - zumindest auf den ersten Blick - keine Verschärfung der Aufzeichnungspflichten für Einnahmen-Überschussrechner, Quartals- bzw. Jahreszahler sowie für Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen. Es stand zu befürchten, dass auch für die genannten Unternehmergruppen fortlaufende Verbuchungen innerhalb eines Monats zur Pflicht werden. Sie hätten also monatlich ihren Steuerberater aufsuchen müssen. Es reichen aber weiterhin zeitnahe Erfassungen der Geschäftsvorfälle aus.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Auch bei Einnahmen-Überschussrechnern etc. muss eine lückenlose und zeitgerechte Aufzeichnung ("Erfassung") der Geschäftsvorfälle erfolgen. Und: Auch in der elektronischen Buchführung ist grundsätzlich jeder Geschäftsvorfall inklusive aller relevanten Informationen aufzuzeichnen (z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Lediglich die abschließende Verbuchung muss nicht innerhalb eines Monats erfolgen.

Laut GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Nach Ansicht der Finanzverwaltung muss die Verfahrensdokumentation insbesondere folgende Punkte enthalten:

  • eine allgemeine, zusammenfassende Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme (z.B. in einem kurzen Ablaufdiagramm oder einer Checkliste);
  • eine Anwenderdokumentation, das heißt, es müssen die Prozessschritte im Unternehmern dargestellt werden;
  • Handbücher bzw. Gebrauchsanweisungen der Haupt-, Vor- und Nebensysteme;
  • eine technische Systemdokumentation (hier sind Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen, und zwar inklusive einer Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme);
  • eine Betriebsdokumentation, zum Beispiel eine Unternehmenspräsentation.

Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation gibt es keine Entwarnung. Nach wie vor ist eine solche erforderlich. Kleinunternehmer und deren Berater können also nicht aufatmen, auch wenn sich weiterhin der Hinweis findet, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation abhängig ist von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch kann niemandem empfohlen werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten.

In Betrieben mit hohen Bargeld-Einnahmen, also insbesondere im Einzelhandel und der Gastronomie, erfolgen viele Zahlungen per EC-Karte. Die Praxis erfasst die EC-Kartenumsätze oftmals in der Kasse zunächst wie eine Bareinnahme. Alsdann werden die EC-Zahlungen dann wieder als Kassenausgang deklariert. Verunsicherung kam auf, als das Bundesfinanzministerium im Jahre 2018 verkündet hatte, dass EC-Kartenumsätze nicht in der Kasse aufgeführt werden dürfen. Später ist die Finanzverwaltung zurückgerudert. Danach gilt: "Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht. …“. Nunmehr ist dieser Grundsatz - ganz offiziell - in die GoBD übernommen worden. In Rz. 55 heißt es: "Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z.B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden, soweit die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben ist."

ACHTUNG: Ganz aktuell hat das BMF die GoBD vom 11.7.2019 wieder zurückgezogen. Diese sollen noch einmal überarbeitet werden. Es ist allerdings nicht davon auszugehen, dass die o.g. Punkte geändert werden. Die Überarbeitung dürfte andere Bereich betreffen, zum Beispiel Fragen zum Datenzugriff im Rahmen einer Kassen-Nachschau.

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