Steuertipp der Woche Nr. 5: Gewappnet für die Kassennachschau

Ab dem 1. Januar 2018 ist es so weit: Unternehmer, die Bareinnahmen erzielen, müssen jederzeit mit einer so genannten Kassennachschau rechnen. In erster Linie werden Gastronomen, Einzelhändler, Friseur- und Taxibetriebe betroffen sein. Das heißt: Finanzbeamte können ohne vorherige Ankündigung, aber während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, Geschäftsräume von Unternehmern betreten und prüfen, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben richtig aufgezeichnet worden sind.

Wichtig: Die von der Kassennachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben den prüfenden Finanzbeamten auf Verlangen „Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen“. Damit müssen Unternehmer ab dem 1. Januar 2018 so genannte Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der (Registrier-)Kassen jederzeit griffbereit haben.

Die Verfahrensdokumentationen müssen insbesondere umfassen:

• genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme,
• Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch,
• Programmieranleitungen,
• Einrichtungsprotokolle,
• Arbeitsanweisungen,
• Beschreibung der Kontrollmechanismen,
• Beschreibung der Archivierungsfunktionen,
• Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen.

Service: Nachfolgend finden Sie Checklisten, mit deren Hilfe Sie recht einfach eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung erstellen können. Sie werden voraussichtlich nicht mehr als zehn Minuten für das Ausfüllen benötigen. Doch die Zeit ist gut investiert, denn wer die genannten Unterlagen nicht vorlegen kann, muss gegebenenfalls mit hohen Hinzuschätzungen rechnen.

Hinweis: Die Checklisten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation betreffen zum einen das Rechnungswesen allgemein und zum anderen die Kassenführung im speziellen. Füllen Sie zumindest die Checklisten ab Punkt IV. aus. Und hier geht es nun zu den Checklisten: